采购—采购信息 7.4.2条款主要是要求组织在采购时应规定并明示采购要求，旨在确保准确向供方表述需要采购什么样的产品。
1、“采购信息”是对实施采购过程中有效控制采购产品要求的规定。在实施任何一项具体采购活动是，都应在采购文件资料(如采购合同或协议、采购清单等)中或口头上(口头采购时)明确表述有关要采购产品的信息。对于硬件产品的采购信息通常包括规格、型号、数量、交货期、交货地、技术要求或图纸等。为了达到采购的要求，组织的采购信息不能有任何模糊不清或容易混淆的情况，应确保有关各方，尤其是供方对组织的采购要求能够理解。当然最好是以书面订单的形式作出采购说明，这样能明确表述组织的采购要求；但也不排除一些可能的电话或口头采购，电话或口头采购时一定要注意清楚地表述采购要求，并确保供方充分理解。
2、采购信息的内容，适当时可包括：
(1)对产品的批准要求，即对采购产品应接受的实验和分析以及试验分析所依据的验收准则或检验标准的确定，如汽车生产件批准程序或验收准则。
对采购产品(包括外包过程中供方使用的零部件、原材料等)的批准要求，可以来自组织产品设计输出(见7.3.3条款)的要求。
(2)对程序的批准要求，即组织对供方提供的产品在其实现过程中应执行程序的要求。如要求分包的考试机构执行经过组织批准的考试程序；双方在开展采购活动时执行的程序，如采购产品验证和接受的程序。
(3)对过程的批准要求，即对与采购产品有关的现实过程的要求，如对采购的电子元件进行防静电处理要求。
(4)对设备的批准要求，即对采购的产品生产或监视测量设备能力的批准或认可要求。如要去模具生产企业使用加工中心设备的要求；产品委托测试服务活动时要求使用某公司的设备进行检测的要求。
(5)对人员资格的要求，即对供方从事与组织采购产品质量有影响的相关人员的能力、资质等要求。如组织采购食品原料时，要求原料厂的人员具有健康体检的证明。
(6)质量管理体系的要求，即对供方覆盖采购产品的质量管理体系的要求。如汽车制造企业要求零部件供应商建立运行符合GB/T18305-2003《质量管理体系 汽车生产件及相关维修零件组织应用GB/T19001-2000的特别要求》的质量管理体系，并通过体系认证。
采购的信息可能是上述内容的全部，也可能是其中的一部分，根据具体采购的对象决定。通常情况下，在采购硬件时要把所需要的物品或服务的所有相关要求都表述清楚，如产品标准甚至包括图纸、名称及型号、数量以及需要交付的时间和地点等。
3、组织的有关采购要求在传递给供方之前，应该通过适当的方式进行评审、批准，以保证明示的采购要求是充分与适宜的。
组织可以根据对采购产品的控制程度要求和采购信息的具体内容，确定审批的方式和执行人。对于一般性的采购可能就制定某人做一下核对就可以了，对于一些重要的采购可能还需要有关方面进行核定后逐级审批。
采购要求的评审与批准是否需要保持文件化的纪录，组织可以根据具体情况而定，对于采购产品对最终产品的影响程度较高、顾客有要求、产品有可追溯性要求的应该保持纪录。
