2）弱化了形式上的强制性要求﹐同时大大提高了实质性要求,强调获得符合要求的产品和服务。
GB/T19001-2016标准取消了质量手册、程序文件等大量强制性文件的要求,合并了文件和记录,统一文件化信息;通篇未出现“记录”这一术语,全部用“保留形成文件的信息”来代替﹐可以任何格式和文件化载体存在,信息的要求也更加灵活和务实,方便组织理解和应用,也便于组织建立真正与其业务相整合的管理体系。如只要能提供出让人相信的证据就不用刻意去“做”记录,留给组织极大的灵活性运用空间。使组织的文件更加符合行业的特点,便于员工和相关方理解。
建立质量管理体系时,不一定需要完全放弃原有的质量管理体系和体系文件,可在对原有的体系文件进行评审的基础上,适当进行修改和完善,以符合GB/T19001-2016标准对形成文件信息的要求,而不要求与标准条款结构的一致性。文件信息的多少、详略程度和物理证据形式等也应于组织的规模、产品和服务的类型、过程的复杂程度和人员能力等相适应。按新标准企业文件更加灵活，更关注结果，更贴近组织。
此外,新标准还增加了反映当今质量管理在实践和技术方面的一些先进理念和好的方法,如取消了预防措施;更加重视相关方的要求;将采购和外包的控制合并为外部提供的过程、产品和服务控制;首次提出了知识也是一种资源,也是产品实现的支持过程;强调“基于风险的思维”这一核心概念﹐并将其融入了质量管理体系的建立、实施、维护和持续改进的要求中;要求我们从受不确定性影响的事物中,使有显著影响的风险可见可控,也使可能的机遇可见可用;引导企业资源重点分配到处理关键和主要风险、以及可能带来重大机会的领域,如利用引进新项目﹐采用新技术,推出新产品,开辟新市场,赢得新客户,建立合作伙伴关系等来把握机遇。应对风险和利用机遇可为提高质量管理体系有效性、实现改进结果以及防止不利影响奠定基础。
