公司建立四标整合管理体系后,管理手册的数量可由4套整合为1套,程序文件数量可减少50%以上,作业性文件也减少10%以上,需要执行的文件数量减少但富有效率,有效解决了组织机构冲突、文件重叠和冲突问题,大大地提高了企业运行效率。由于实施协调一致的过程绩效目标考核,强化了过程目标考核工作,有效解决了目标考核流于形式的问题。
同时,由于运行同一套整合后的管理体系文件,能够对年度内的审核工作进行统一安排,逐渐摆脱以往每年需要组织多次内部审核和管理评审的现象,解决了重复审核及评审的问题,缩短了审核时间,提高了审核效率。根据行业内惯例,对两个体系进行同时进行审核,其工作量大约为两个体系分别审核工作量的70%,申请第三方审核时的审核费用也相应降至70%。
2016年6月底,公司按照一体化审核的思路组织了一体化内部审核,实施一体化内部审核后,审核的实际工作量大幅下降,在不太熟练的情况下,公司一体化内部审核工作量实施前与实施后的对比情况如表4-23所示。
由上表可以看出,实施一体化内部审核后,工作人员工作量保守估计可减少30%以上,工作效率至少可提升40%以上。
考虑到每次审核会有诸多人员参加,特别是企业领导和各部门负责人,要出席每次内部审核的首次会议和末次会议,最终节省的人日数将会非常可观,这也将证明实施四标整合管理体系是有效的。随着一体化审核工作熟练程度的增加,相信审核效率今后还会有所提升。
第三方认证机构评价
四标整合管理体系建设完成后,需要经过不低于3个月的试运行,具体试运行时间的长短,需要结合组织的实际情况来确定。公司管理基础比较好,人员素质比较高,公司人员对各种管理体系的熟悉程度较高,所以,将试运行期限确定为3个月。
经过试运行后,公司可以向第三方认证机构提出认证申请,由认证机构来进行文件审核和现场审核,如果公司管理体系能够通过第三方认证机构的审核评价,则可以证明公司四标整合管理体系的运行,能够分别满足四种标准体系的要求,四标整合管理体系的运行是有效的。