体系建立的基础要求—明确组织机构的职责和权限 组织建立一体化的管理体系,是要对质量、环境和职业健康安全三方面管理所涉及的过程及其相互作用进行识别,并策划、实施和监视这些过程,既关注质量、环境和职业健康安全三个管理体系各自的绩效,也要关注对可能整合的管理事项进行整合,以提高管理效率。这就需要通过一定的组织机构来完成这项庞大的工作。因此,需要明确相关的组织机构,并赋予其相关的职责和权限。
1、任命管理者代表
ISO9001、ISO14001、OHSAS18001三项管理体系标准均要求最高管理者应在管理层中任命管理者代表,其中OHSAS18001(GB/T28001)标准要求,管理者代表应在最高管理者中指定,因此为了实施一体化管理体系,可以在最高管理者中指定一名管理者代表,也可以依据组织管理的需要和相关管理层的分工,确定质量、环境、职业健康安全的分项的管理者代表,无论管理者代表是一人还是多人,均需考虑到一体化管理的要求,统筹兼顾,高效协作,认证履行管理者代表的指责。
2、明确整合管理体系的主管部门
为了确保一体化管理体系的有效建立和实施,应结合组织的实际情况,考虑组织管理特点,明确一体化管理体系的主管部门,由主管部门统一协调一体化管理体系的建立、运行、监督等工作。通常质量、环境、职业健康安全的管理部门可能是各自独立的一个或多个部门,则需要指定一个部门全面协调一体化管理体系。
3、调整和明确组织机构中各自的管理职责和权限
一体化的管理体系,包括了ISO9001、ISO14001、
OHSAS18001标准的要求,组织要将识别和确定的各个管理过程按照标准要求落实到一定的组织机构中,才能有效地实施这些管理标准的要求,为此,要分析组织机构原有的管理职责和权限,对照三项管理标准需求所识别的过程,逐一分解落实到各职能部门,使得质量、环境、职业健康安全管理标准的要求都能有效地落实到组织相关的所有过程,这些过程均由相应的管理部门,并且各部门要相互配合,分工协作。特别要关注组织相关职能的一体化,这样才是实质上的一体化。
4、明确各岗位人员的职责
为了便于高效运行一体化管理体系,组织内各个岗位人员的作用、职责和权限也应被明确。
可通过岗位说明书或工作目标分解等进一步明确各岗位人员的作用、职责和权限。如内审员、检验员、安全员等的职责可以在管理手册中描述等。