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ISO14001标准文件、程序和记录的理解

来源:杭州北航 作者:杭州北航 发布时间:2010-11-24 查看次数:4676
ISO14001标准文件、程序和记录的理解
一、文件理解要点:
    1.文件是指信息及其承载媒体,而媒体可以是纸张、计算机磁盘、或其他电子媒体、照片或标准样品,或他们的组合。如:形成文件的环境方针、目标和指标、环境管理手册、程序文件、作业指导书等。
    2.体系文件的复杂程度取决于组织的规模、类型、过程的复杂程度以及人员的能力等。
    3.文件的价值表现为文件的作用和使用文件所产生的效果。文件可使人们沟通意图,统一行动,通过使用文件传递所需要的信息,并利用这些信息来指导环境管理体系的有效运行。
    4.文件的控制包括文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废、保留、回收等内容。
二、程序理解要点:
    为实现对过程的控制,就必须规定其途径。这种规定可以是口头的,也可以是书面的,当程序形成文件时,称为“程序文件”。
    1.程序文件要有针对性:每一个程序文件都应针对组织活动、产品或服务的特点,包含环境管理体系要素中一个逻辑上相对独立的内容,可以是管理体系中的一个体系要素;可以是体系要素中的一个活动;或是几个体系要素中具有相关要求的一组活动。
    2.程序文件要有可操作性:程序文件是组织实施体系的一组管理文件,程序文件规定了实施目的和适用范围,规定了实施的主管部门和相关部门,明确了职责和权限,规定了实施的步骤、方法和要求。即5WIH(What,Why,Who,When,Where,How),按程序文件实施就是使标准要求结合组织活动、产品或服务的特点有了可操作性的依据。
    3.程序文件要有可评比性和可检查性:体系实施的一个重要标志就是有效性的检验,实施过程中不断地评价是否改进了组织的环境管理,是否控制和减少了事故的产生,是否达到了预期的目标等。只有在不断地评比中才能完善体系,才能实现环境绩效和体系持续地改进,因此,程序文件中要体现可评比性和可检查性,需要时应附以相应的控制标准。
    4. 程序文件的复杂程度取决于组织的规模、类型、过程的复杂程度以及人员的能力等。
三、记录理解要点
    1.记录是证明环境管理体系符合要求并有效运行的客观证据,是一种可提供追溯性证明的特殊形式的文件;同“可为验证、采取纠正”预防措施以及为保持和持续改进环境,理体系提供信息和依据。
    2.记录管理的主要内容是:标识、收集、编目、归档、保存、保护、检索、留存和处置。要求便于存取、检索、查阅;保存记录的场所应避免记录损坏、变质和遗失;同时应字迹清楚、帅识明确、具有可追溯性,且应针对不同的记录规定不同的保存期限。
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