文件在质量管理体系中的作用
质量管理体系文件至少应发挥如下一种或几种作用。在进行文件编制时应充分理解文件使用者的需求是什么，并努力满足他们的需求
1、传递顾客需求和期望。用文件把顾客需求和期望转化为规定要求，咋把规定要求传递到各有关岗位，只有美个岗位都实现了这些要求，才能达到使顾客满意的目的。
2、作为培训的材料。文件用来积累知识，用来指导员工，使员工的知识和技能有所提高，从而确保过程的固有特性，满足既定的产品和服务的要求。
3、信息沟通。及时获得各种有关的数据，通过分析。取得信息，利用文件及时与有关部门沟通。
4、满足重复性和可追溯性的要求。按照文件规定操作，可确保操作的重复性和结果的一致性。
5、提供证据。当企业接受第二方或第三方审核时，可以利用文件作为以下2方面的证据：一是作为做过策划的证据，二是作为有效运行的证据。
6、作为持续改进的基础。顾客的要求是不断变化的，所以企业的质量管理体系必须持续改进。可以利用文件作为改进的基础，判断是否得到改进，改进多少。
7、积累和分享知识。文件可以用来记录成功的经验，以及根据经验上升的理论。
