4．文件化
（1）目的
保持最新、充分并适合于建筑企业实际特点的职业安全健康管理体系文件，确保建立的职业安全健康管理体系在任何情况下（包括各级人员发生变动时）均能得到充分理解和有效运行。
（2）实施要求与提示
1）建筑企业应以适合于自身管理的形式（如书面或电子形式）建立与保持职业安全健康管理体系文件，文件应包括下列内容：
（a）职业安全健康方针和目标；
（b）职业安全健康管理的关键岗位与职责；
（c）主要的职业安全健康风险及其预防和控制措施；
（d）职业安全健康管理体系框架内的管理方案、程序、作业指导书和其他内部文件。
2）建筑企业在制定体系文件时，应对原有现行有效的职业安全健康管理文件予以全面的清理，并对职业安全健康管理体系所需的文件和信息予以评审，以确保其体系文件的编制工作更为便捷、适用和有效。同时，还应考虑以下方面：
（a）文件和信息使用者的职责和权限。在制定文件时应考虑可能因为安全性的需要而规定的使用权限，尤其是对于电子形式的文件以及修改权限加以控制；
（b）拟采用文件的物理特性及其使用的环境。因为这可能要求对文件形式进行考虑，对信息系统电子设备的使用也应给予类似的考虑。
3）本要素的实施可参考《审核规范》的4.4.4条款。
5．文件和资料控制
（1）目的
对建筑企业的职业安全健康管理体系运行和职业安全健康活动绩效至关重要的所有文件和资料予以识别和控制。
（2）实施要求与提示
建筑企业应制定书面程序，以便对职业安全健康文件的识别、批准、发布和撤消以及职业安全健康有关资料进行控制，确保其满足下列要求：
（a）明确体系运行中哪些是重要岗位以及这些岗位所需的文件，确保这些岗位得到现行有效版本的文件；
（b）无论在正常还是异常情况（包括紧急情况），文件和资料都应便于使用和获取。例如，在紧急情况下，应确保工艺操作人员及其他有关人员能及时获得最新的工程图、危险物质数据卡、程序和作业指导书等；
（c）职业安全健康管理体系文件应书写工整，便于使用者理解，并应定期评审，必要时予以修改；
（d）传达到企业内所有相关人员或受其影响的人员；
（e）建立现行有效并需控制的文件与资料发放清单，并采取有效措施及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回或防止误用；
（f）根据法律、法规的要求和（或）保存知识的目的，对留存的档案性文件和资料应予以适当标识。
本要素的实施可参考《审核规范》的4.4.5条款。
6．记录和记录管理
（1）目的
建筑企业应记录并保存职业安全健康管理体系和有关要求的运行信息，以证实职业安全健康管理体系实施的有效性与符合性。
（2）实施要求与提示
1）建筑企业应建立和保持程序，用来标识、保存和处置下列职业安全健康记录：
（a）培训记录；
（b）职业安全健康检查记录；
（c）职业安全健康管理体系审核报告；
（d）协商和信息交流产生的记录；
（e）事故（包括事件）报告；
（f）事故（包括事件）跟踪报告；
（g）不符合事项报告及整改资料；
（h）职业安全健康会议纪要；
（i）健康监护档案；
（j）个体防护用品发放和维护记录；
（k）应急响应演练报告；
（l）管理评审报告；
（m）所辨识与评价危害和风险及其控制措施清单；
（n）有关国家职业安全健康法律法规以及其他要求方面的记录。
2）建筑企业的职业安全健康记录应填写完整、字迹清楚、标识明确，并确定记录的保存期，将其存放在安全地点，便于查阅，避免损坏。重要的职业安全健康记录应以适当方式或按法规要求妥善保护，以防火灾和损坏。
3）建筑企业应注意明确哪些记录是必要的，以避免因繁琐的记录给执行层带来的不便而耗费大量时间影响有效的安全健康管理工作的开展。
4）本要素的实施可参考《审核规范》的4.5.3条款。
（三）计划与实施
计划与实施目的是要求建筑企业依据自身的职业安全健康危害与风险情况，针对职业安全健康方针的要求作出明确具体的规划，并建立和保持必要的程序或计划，以持续、有效地实施与运行职业安全健康管理规划。计划与实施包括初始评审、目标、管理方案、运行控制和应急预案与响应。
1．初始评审
（1）目的
初始评审是指对建筑企业现有职业安全健康管理体系及其相关管理方案进行评价，目的是依据职业安全健康方针总体目标和承诺的要求，为建立和完善职业安全健康管理体系中的各项决策（重点是目标和管理方案）提供依据，并为持续改进企业的职业安全健康管理体系提供一个能够测量的基准。
对于尚未建立或欲重新建立职业安全健康管理体系的建筑企业，或该企业属于新建组织时，初始评审过程可作为其建立职业安全健康管理体系的基础。
初始评审过程主要包括危害辨识、风险评价和风险控制的策划以及法律、法规及其他要求两项工作。建筑企业的初始评审工作应组织相关专业人员来完成，如组织各职能管理部门的相关人员、各项目部的安全员等，以确保初始评审的工作质量。如可行，此项工作还应以适当的形式（如安全健康委员会）与企业的员工及其代表进行协商交流。建筑企业应将初始评审的结果形成文件。
初始评审的实施可参考《审核规范》的4.3.1和4.3.2条款。
（2）危害辨识、风险评价和风险控制策划的实施要求与提示
1）建筑企业应通过定期或及时地开展危害辨识、风险评价和风险控制策划工作，来识别、预测和评价建筑企业现有或预期的作业环境和作业组织中存在哪些危害/风险，并确定消除、降低或控制此类危害/风险所应采取的措施。
2）为确保危害辨识、风险评价和风险控制策划工作的科学性与规范性，并为在建立和保持职业安全健康管理体系中的各项决策提供有效的基础，建筑企业应首先结合自身的实际情况建立并保持一套程序，程序重点提供和描述下列关键过程的范围、方法、程度与要求：
（a）如何划分作业活动；
（b）如何辨识各类作业活动中的危害；
（c）如何评价现有控制措施条件下的风险；
（d）如何确定风险的可承受性；
（e）如何策划消除或降低各类危害与风险所需的控制措施；
（f）如何评审控制措施的有效性。
建筑企业开展危害辨识、风险评价和风险控制策划的方法，可参照国家安全生产监督管理局发布的《职业安全健康管理体系审核规范—实施指南》（安监技装字[2002]24号）附录1并结合自身的具体情况予以实施。
3）针对上述程序的要求，建筑企业应在具体实施危害辨识、风险评价和风险控制策划之前做好下列前期准备工作：
（a）拟使用的危害辨识、风险评价和风险控制的时限、范围和方法；
（b）所适用法律、法规和其他要求的具体内容要求（该项要求的信息通过法律、法规及其他要求要素的活动予以提供）；
（c）负责实施危害辨识、风险评价和风险控制过程的人员的作用和权限；
（d）确定参与危害辨识、风险评价人员的能力要求和培训需求，并针对各级相关实施人员按计划进行培训，确保他们具备有效开展辨识与评价工作的能力；
（e）应与员工及其代表以及安全健康委员会进行协商并请他们参与此项工作，包括评审和改进活动。
4）建筑企业在开展危害辨识、风险评价和风险控制的策划时应注意确保其满足下列充分性的要求：
（a）在任何情况下，不仅需要考虑常规的活动（如施工准备活动、土石方工程施工、地基与基础工程施工、主体工程施工、电器及给排水等的安装以及装饰装修活动等），还应考虑非常规的活动（如特殊季节的施工及临时性作业等）；
（b）除考虑自身员工的活动所带来的危害和风险外，还应考虑承包方、供货方包括访问者等相关方的活动，以及使用外部提供的服务所带来的危害和风险；
（c）考虑作业场所内所有的物料、装置和设备造成的职业安全健康危害，包括过期老化以及租赁和库存的物料、装置和设备。
为便于建筑企业参照本实施指南开展危害辨识活动，本实施指南的附录给出了普通建筑企业在工民建施工活动中部分常见的作业活动分类及其所存在的主要危害和可能导致的事故，但建筑企业在实施具体的危害辨识时，应注意在此指导基础上必须结合自身的实际情况予以补充和完善。对于所辨识各类危害所导致事故的风险及其控制措施，由于各建筑企业自身的管理与技术装备水平等存在较大的差异，需要各企业根据自身的实际情况并结合有关法律法规的要求进行评价和策划。
5）危害辨识、风险评价和风险控制策划活动，是确保所建立职业安全健康管理体系实现“预防为主”与“持续改进”的关键，是体系众多要素决策的基础。因此，在充分考虑建筑企业资质范围及其承接工程的规模和性质、作业场所的状况、风险的复杂性等因素的基础上，建筑企业的危害辨识、风险评价和风险控制策划的实施过程还应遵循下列基本原则，以确保该项活动的合理性与有效性：
（a）在进行危害辨识、风险评价和风险控制的策划时，要确保满足实际需要和适用的职业安全健康法律、法规及其他要求；
（b）危害辨识、风险评价和风险控制的策划过程应作为一项主动的而不是被动的措施执行，即应在承接新的工程活动和引入新的建筑作业程序，或对原有建筑作业程序进行修改之前进行。在这些活动或程序改变之前，应对已识别出的风险策划必要的降低和控制措施；
（c）应对所评价的风险进行合理的分级，确定不同风险的可承受性，以便在制定目标特别是制定管理方案时予以侧重和考虑；
（d）即使对建筑作业活动中的某项特定危险任务已有书面控制程序，也应对该项任务进行危害辨识、风险评价和风险控制。
6）建筑企业针对所辨识和评价的建筑作业活动中各类影响员工安全和健康的危害和风险，在考虑能够为确定具体的设备管理方法、培训需求、运行（作业）标准以及监测体系运行绩效测量标准提供适宜信息的同时，应按如下优先顺序策划出预防和控制的措施，以便为制定管理方案提供基本依据：
（a）消除危害；
（b）通过工程技术措施（如安全装置和安全防护措施等）或组织管理措施（如改善作业方法、作业程序等）从源头来控制危害；
（c）制定安全作业制度，包括制定管理性的控制措施来降低危害的影响；
（d）综合上述方法仍然不能完全控制危害或降低风险时，应按国家规定提供相应的个体防护用品或设施，并确保这些个体防护用品或设施得到正确的使用和维护。
7）由于建筑企业施工现场变化频繁、流动性大，而且生产工艺和方法多样、规律性差，因此，建筑企业应按预定的或由管理者确定的时间或周期对危害辨识、风险评价和风险控制过程进行评审。同时，当企业的客观状况发生变化，使得对现有辨识与评价的有效性产生疑义时，也应及时进行评审，并注意在发生变化前即采取适当的预防性措施，并确保在各项变更实施之前，通知所有相关人员并对其进行相应的培训。这种变化可能包括：
（a）承接新的工程或采用新用工制度、新工艺、新操作程序、新组织机构或新采购合同等企业内部发生的变化；
（b）国家法律和法规的修订、机构的兼并和重组、职责的调整、职业安全健康知识和技术的新发展等外部因素引起的企业的变化。
（3）法律、法规及其他要求（4.3.2）实施要求与提示
1）为了实现职业安全健康方针中遵守相关适用法律法规等承诺，建筑企业应认识和了解影响其活动的相关适用的法律、法规和其他职业安全健康要求，并将这些信息传达给有关人员，同时，确定为满足这些适用法律法规等所必须采取的事项。
2）建筑企业为了确保全面、规范地认识和了解影响其活动的相关适用的法律、法规和其他职业安全健康要求，应将识别和获取适用法律、法规和其他要求的工作形成一套程序。此程序应说明企业应由哪些部门（如各相关职能管理部门及各项目部）、如何（主要指渠道与方式，如通过各级政府、行业协会或团体、上级主管机构、商业数据库和职业安全健康服务机构等）及时全面地获取这类信息、如何准确地识别这些法律法规等对企业的适用性及其适用的内容要求和相应适用的部门、如何确定满足这些适用法律法规等内容要求所必须的具体措施、如何将上述适用内容和具体措施等有关信息及时传达到相关部门等。
3）由于建筑企业的地区流动性大，国家及建筑行业有关职业安全健康的法律、法规及其他要求不断修订与完善，因此，建筑企业应在建立和保持与其活动有关的所有法律、法规和其他要求及其必须措施的基础上，还应及时跟踪法律、法规和其他要求的变化，保持此类信息为最新，并为评审和修订目标与管理方案提供依据。
