1.一般要求
(1)所控制的文件通常包括:企业的方针、目标、质量管理体系说明、职能行政文件、质量管理制度的支持性文件及外来文件等,
(2)文件的控制内容包括:
1)文件的批准和修改后的重新审批要求;
2)文件的定期评审要求,以持续满足适宜性;
3)文件的发放、传递要求,以及时获得有效版本;
4)作废文件的处理和标识,防止误用;
5)文件的编号、内容、格式要求;
6)外来文件的获取、更新和传递;
7)电子文件的控制。
(3)文件的编审批控制权责 (略)
2.外来文件获取
(1)外来文件主要包括:
1)强制性或推荐性要求的法律法规、规程、规范、标准,行业协会或上级公司的规范文件及标准,新技术、新知识、科技成果等在公开出版物或电子媒体登载的文件等
2)工程项目设计文件,建设单位、监理单位及其他相关方的有关文件;
(2)外来文件获取渠道 (略)
3.文件编制修改、评审的需求信息或指令
文件编制需求信息或指令源于:
(1)法律法规、建筑施工企业质量管理规范等外部要求;
(2)企业管理体系运行等内部需求或指令。
4.现有相关文件收集评审
(1)各职能和层次应收集和评审现行及关联文件,确定编制、修改的必要性;
(2)在满足使用及有关强制性要求的前提下,文件的繁简程度应视文件对应事项的风险程度以及文件使用者的教育、知识和能力水平;
(3)文件应该达到增值效果,切忌造成文件新旧版本同时运行;
(4)文件应由经授权的具备能力的人员进行评审、编制、修改、审核、批准。
5.相关文件编制或修订
(1)内部文件的编制应符合外部文件特别是法规文件、有合同约定的客户文件的要求。某个层次文件的编制应符合上层次文件的要求。
(2)不要在多份文件中对某个事项重复规定,更不能规定不一致。
(3)对于流程性较强的过程或流程文件,最好每份文件对应编制一份或数份流程图;
(4)文件的形式宜与时俱进。
6.文件的接收和使用
7.备份文件归档、失效文件处理
(1)工程管理部门和办公室等档案管理部门应进行相应文件备份存档;
(2)文件管理的其他要求见第8.3.3节;
(3)工作场所的失效文件应给予标识、或用其他措施处理。