1.制订文件编制计划
根据质量管理体系策划的结果，列出质量管理体系文件目录，识别各文件内容所涉及体系标准的相关条款号，区别各文件编制方式，如对原有文件进行修改、对原有文件重写和新编文件。确定每个文件的起草人、审核和批准的责任者，规定各文件的初稿、修改稿和报批稿的完成期限，以及全套体系文件最迟发布日期。
2.规定文件体例和标识方法
（1）质量管理体系文件在组织内应有统一的体例和格式。除了沿用组织原有的标准化格式外，通常程序文件应包括：目的、范围、定义、职责、工作程序、质量记录、相关文件和附录等内容。文件的章节编排和字体变化可参照国家标准的格式。
（2）质量管理体系文件应有系统的标识方法，确保文件易于整理、检索和识别。文件的标识通常有文件类别的代号、不重复的编号和文件名称三部分组成。具体的做法可由组织自定。
3.制订质量管理体系文件的编写计划
质量体系文件的编写计划，主要是确定文件的名称、数量、完成时间、由谁来编写等事宜。
4.组建质量体系文件 编写班子
组织为保证质量体系文件编写顺利进行，需认真考虑编写班子的人员构成：
（1）对于质量手册的编写，应从整个组织的人员中挑选。
要求选中的人员起码具有如下素质：对质量管理体系标准、相关法律法规以及有关规定和规范比较熟悉并掌握比较准确，有较强的行文、写作能力，对组织的整个情况比较熟悉等。
（2）对城西文件、作业文件的编写，一般从各个部门中挑选。
对于程序文件和通用类作业文件的编写，应从各个部门中挑选的人员，应是熟悉该部门情况的并具有较强的行文、写作能力的人选，不一定是部门领导。各个部门中挑选的人员确定以后，应组织他们进行文件编写的格式、注意事项等知识的培训，并将编写计划落实到各个编写人员。
