新版标准在文件和记录的管理上与ISO9001、ISO14001标准保持了一致性。“4.4.4文件”中明确,文件包括方针和目标、覆盖的范围的描述、主要要素、相互作用文件查询的途径(含记录)。文件应与组织的复杂程度、危险源、风险相配,从有效性和效率角度考虑文件的数量。
“4.4.5文件控制”的对象是本标准所要求的或管理体系所要求的文件,涉及文件审批及发布、评审和更新、状态标识、使用处得到有关版本、字迹清晰易识别,外来文件标识及存放、过期文件保留。
“4.5.4记录控制”中明确记录的作用是证实管理体系要求和本标准要求,以及所实现的结果,记录管理涉及标识、贮存、保护、检索、保留和处置,字迹清楚,标识明确,并可追溯。