企业在编写体系文件时应做到符合企业的质量方针质量目标和质量管理体系标准要求。在描述任何质量活动过程时,必须使其具有确定性,即何人、何时、何地、依据什么文件,如何做及保留什么记录等必须加以明确规定,排除人为的随意性。编写的质量管理体系文件必须符合企业的客观实际,与各种质量体系有关的文件之间,应保持良好的相容性。
由于质量管理体系是一个由组织结构、程序、过程、和资源构成的有机整体。在编制体系文件时,由于要素及部门分工不同,侧重点不同,因此应站在系统高度,着重搞清每个程序在体系中的作用,其输入、输出与其他程序之间的界面和接口,并施以有效的反馈控制。
此外文件之间的支撑关系必须清晰,如程序文件应支撑质量手册、作业指导文件应支撑程序文件。