浙江XXX电子科技股份有限公司的文件控制程序

1、目的
对质量管理体系运行的文件、资料进行控制，确保相关场所能使用到有效版本文件、资料，防止使用失效或作废的文件、资料。
2、适用范围
适用于与质量管理体系运行有关的所有文件、资料，包括技术性文件、外来文件、资料。
3、职责
3.1总经理负责批准发布质量管理体系文件和其他重要质量文件。
3.2管理者代表负责审核质量管理体系文件和批准一般质量文件。
3.3综合管理部负责管理文件、记录资料的控制；技术研发产负责技术性文件的控制。
3.4各部门负责部门文件的编制及质量管理体系文件的使用、保管工作。
4、工作程序
4.1文件分类
本企业质量管理体系文件分为:
a）质量手册
b）程序文件
c）管理文件（制度、规程、规范等）
d）质量记录
4.2文件标识
质量手册编号：

文件应注明版本号和修改状态，版本号用英文A、B、C…表示,首版用A表示；修改状态用数字1、2、3…表示，第一次编制用0表示。

4.3文件的编写和批准
4.3.1质量方针、质量目标由总经理组织管理者代表编写，并批准发布。
4.3.2质量手册、程序文件由管理者代表组织职能部门编写，并经总经理批准发布。
4.3.3管理文件、质量计划由职能部门编写，管理者代表批准发布，必要时经总经理批准；技术文件、管理文件等其他文件由职能部门按要求编写，由部门主管批准发布。
4.3.4由综合管理部编制《受控文件清单》对文件实施管理。
4.4文件管理
4.4.1质量管理体系文件的发放、回收、更改、作废和销毁等由综合管理部负责，包括对外来文件的控制。技术文件相应由技术研发部负责。
4.4.2文件发放时填写《文件发放/回收记录》，接收人员签收。
4.4.3文件更改时使用《文件更改通知单》，文件更改由原编制(部门)人员、批准(部门)人员提出，办公室实施更改；文件更改采用换页的方式，同时更改文件标识。文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时，应更换版本。
4.4.4文件作废时填写《文件作废/保留登记表》，由管理者代表批准。需保留的作废文件由保留部门提出，经理者代表批准，文件上标注“作废保留”标识。
4.4.5文件使用人员应妥善保管，不得损坏、丢失、随意涂改。调离工作岗位时，应将文件交回发放部门，办理回收登记。当文件严重破损影响使用时，应办理更换手续，交回破损文件；补发的新文件的分发号仍沿用原文件分发号，旧文件按作废文件进行销毁处理。
4.4.6外来文件包括国家法律法规、产品相关技术标准等，由相关部门收集、办公室统一管理，建立在《外来文件清单》，表明其有效版本。外来文件的分发，由管理者代表批准后确定。
5、记录
记录作为文件的一种，由综合管理部组织相关部门按控制要求编制记录表格，并纳入《记录清单》予以控制。具体见记录控制程序的规定。

6、相关程序：
《记录控制程序》
7、相关记录：
《受控文件清单》
《文件发放/回收记录》
《外来文件清单》
《文件更改通知单》
《文件作废/保留登记表》

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编制：xxx/20140525 审批：xxx/20140525

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