一.文件的理解：
1.职业健康安全管理体系文件的目的：
确保组织的职业健康安全管理体系得到充分理解并有效运行。
2.职业健康安全管理体系文件的理解：
(1)在职业健康安全管理体系中的地位和作用：
文件是为实现职业健康安全管理体系起保证作用的辅助性要素，描述了管理体系 核心要素及相互作用，并提供了查询相关文件的途径。
(2)与其他要素间的相互关系：
文件涉及所有的其他要素，是理解所有其他要素及其相互关系的重要辅助性要素。
(3)文件内容：
a.描述职业健康安全管理体系核心要素及相互作用；
b.提供查询相关文件的途径。
(4)理解本要素，应注意：
a.在制定职业健康安全管理体系文件过程前，需事先评审职业健康安全管理体系所需文件和信息；
b.本要素并不要求组织必需按特定的统一格式建立文件；
c.本要素并不要求组织重新建立新文件，只要这些文件仍然充分适宜职业健康安全管理体系就可以保留；
d.更为方便和有效的办法是，建立一个综合性文件以描述组织现有程序与职业健康安全管理体系要求间的相互关系；
e.组织需从文件和信息的安全程度，需要限制的可访问性考虑出发，确定文件和信息使用者的职责和权限；
f.由于职业健康安全管理体系文件结构和形式上的灵活性，加上部分职业健康安全管理体系要素和组织现有的管理体系的融合，在体系文件上可能出现交叉、重合情，组织需考虑所使用的信息系统电子设备；
g.由于职业健康安全管理体系和其他管理体系的融合，在体系文件上就会出现交叉、重合情况。此外，职业健康安全管理体系自身各核心要素之间、各文件层次之间存在相互支撑、相互引用、互为补充的关系；
因此，标准要求在编制体系文件时提供查询相关文件的途径，以便查找标准中各项要求的落实；
查询相关文件的途径：
一种是以标准的十七个要素为纲，分别列出与之对应的文件；
另一种方式是以组织的各职能部门和各层次为主线，开列出与之有关的各种文件；
h.本要素文件包括：
职业健康安全管理体系综述文件或手册；
文件清单或索引；
程序；
作业指导书。
二.常见的客观事实与证据
职业健康安全管理体系综述文件或手册；
程序文件；
工作指导书；
文件清单或索引等。
