一.文件和资料控制的理解:
1.文件和资料控制的目的:
识别和控制组织职业健康安全管理体系运行和职业健康安全绩效关键信息的文件和资料。保证组织职业健康安全管理体系运行有关人员获得正确的信息文件,得到准确的文件指导。
2.文件和资料控制的理解:
(1)在职业健康安全管理体系中的地位和作用:
文件和资料控制是为实现职业健康安全管理体系基本功能起保证作用的辅助性要素,是确保职业健康安全管理体系所有文件和资料适宜、有效和获取的重要措施。
文件和资料控制涉及到组织有关职业健康安全管理关键信息的控制问题,直接影响组织职业健康安全管理体系有效实施和运行。
(2)与其他要素间的相互关系:
文件和资料控制涉及所有的其他要素,是管理和和控制所有与其他要素有关的文件和资料控制的重要辅助要素。
(3)控制程序:
对文件和资料控制,组织需建立和保持文件和资料控制程序。建立程序时组织可考虑方面:
a.识别所需控制的所有文件和资料;这些文件和资料包含了职业健康安全管理体系运行和活动绩效的信息;
b.识别文件和资料控制的职责和权限;组织应根据职业健康安全管理体系文件结构,合理划分建立、评审和修改各种类型文件和职责,明确批准的权限和相应的程序;
c.对职业健康安全文件的标识、批准、发布和作废的控制;
d.对职业健康安全资料的控制;
e.对文件和资料进行定期评审,必要时修订并确认其适宜性;
f.所用文件和资料的目录、清单及位置;
g.确保无无论在常规条件下还是非常规条件下(包括紧急情况下),确保过程运行人员和所有在紧急情况下需要它们的人员,都能及时获得最新有效文件;
h.适当标识文件和资料,有的需要与法规和其他要求保持一致。
二.常见的客观事实与证据
文件和资料控制程序;
文件和资料控制发放、借阅记录;
文件的更改记录等。