按照ISO9001标准中对质量管理体系的总体要求,组织(单位)应确定质量管理体系所需的过程及其在整个组织中的应用,并按ISO9001标准的要求过程方法管理这些过程。因此,为将ISO9001质量管理体系和项目管理的全过程紧密结合在一起,对照ISO9001标准质量管理体系与过程管理的要求,全面梳理各类林业调查规划设计项目管理流程,优化和调整不顺畅的流程,剔除不必要的环节,将林业调查规划设计项目管理流程优化为项目洽谈、项目策划、前期准备、外业调查、成果编制、持续改进等阶段,这些有机联系的阶段,构成了林业调查规划设计项目管理的全过程。
1、项目洽谈
林业调查规划设计项目管理流程始于项目洽谈(或接受任务),其主要任务是对用户和相关方需求进行准确识别,研究确定是否接受任务或签订合同。此阶段的主要工作内容包括与用户进行紧密沟通,了解掌握用户(或上级)的需求,起草项目合同,评估项目风险,确认用户需求以及项目任务书、合同或协议的条款内容,接受用户委托(或上级下达的任务)。与此阶段对应的ISO9001标准条款为7.2,应按标准的要求保持与用户的洽谈内容、合同评审或评审会议等质量记录。
2、项目策划
林业调查规划设计项目策划是影响项目实施成功与否的关键阶段,主要任务是制定用以指导项目成果编制(或咨询服务)全过程的一揽子计划。此阶段的主要工作内容是编制项目工作计划、技术方案(操作细则)、事先指导书或咨询与设计输入表等,在此基础上,审批确定项目质量目标、阶段计划(评审、验证和确认等活动内容以及人员的职责与分工)和技术方案(操作细则)。与此阶段对应的ISO9001标准条款主要有7.1、7.3.1、7.3.2和7.3.3等,应按标准的要求保持项目策划输出的文件资料及其评审记录。
3、前期准备
林业调查规划设计项目的前期准备阶段的主要任务是为满足项目成果编制(或咨询服务)需要,提供必要的人力资源、基础设施、工作环境生产以及其它服务等基础保障。此阶段主要工作内容包括开展人员技术培训、资料和仪器设备准备等。其中,对人员培训应按要求进行必要的检测。与此阶段对应的ISO9001条款主要有6.2.1、6.2.2、6.3、7.5.1和7.6等,应按标准的要求保持上述培训考核、仪器设备检查、校准、工作环境等质量记录。
4、外业调查
外业调查是为实现林业调查规划设计项目成果编制(或咨询服务)任务和质量目标而获取基础数据和资料的重要环节,通常称为外业工作阶段,主要任务是开展外业调查、收集资料等,并对现场调查工作进行必要的监督,对调查数据、资料等进行检查和验收。与此阶段对应的ISO9001标准条款主要有7.3、7.5.4和8.2.3等,应按标准的要求保持调查数据、资料和外业质量监督、检查、验收等质量记录。此外、如果借用了用户的资料、仪器设备等财产,应及时予以详细登记、妥善保管、及时归还,并保持相应记录。
5、内业工作
内业工作是实现林业调查规划设计项目管理的重要阶段,主要任务是在开展数据统计、资料整理和分析的基础上,进行项目设计、成果报告(规划)文本编制、相关图件编绘等,并对这些阶段成果进行必要的过程检查、审校。与此阶段对应的ISO9001标准条款主要有7.3、8.2.3和8.3等,应按标准的要求保持数据资料统计分析、设计方案和说明、报告(规划)文本、图件等资料及其相应的过程检查、审校。不符合项处置等质量记录。
6、审查验收
审查验收时林业调查规划设计项目管理的收官阶段,主要任务是评审、修改完善项目成果,处置不合格品,交付、验收项目成果以及归档项目成果资料和质量记录等。必要时,还要根据用户要求,对项目成果文件进行更改。与此阶段对应的ISO9001标准条款主要有4.2.2、4.2.3、7.3.6、7.3.7、8.2.4和8.3等,应按标准的要求保持上述成果资料以及相应的成果评审、验收、确认、方行、归档记录和不符合品处置、成果更改等质量记录。
7、持续改进
持续改进是林业调查规划设计项目管理过程的后续或延伸阶段,是根据ISO标准要求增加的质管理阶段,以主要任务是在开展用户满意度调查、质量评价、管理评审、内部审核和综合数据分析的基础上,进行持续改进策划,实施纠正和预防措施。与此阶段对应的ISO9001标准条款主要有5.6、8.2.1、8.2.2、8.5.1、8.5.2和8.5.3等,应按标准的要求保持用户满意情况调查、内部审核、管理评审、质量控制数据分析、持续改进策划、纠正和预防措施实施相关质量记录。
此外,林业调查规划设计项目管理流程还可以按照ISO9001标准要求的过程方法进行阶段的划分转换,将项目洽谈、项目策划归入P(策划)阶段,前期准备、外业工作和内业工作归入D(实施)阶段,审查验收归入C(检查)阶段,持续改进可归入A(处理)阶段,因此形成PDCA循环并按过程方法进行管理。
将项目管理流程的七个阶段按PDCA循环的四个环节进行划分后,还应在各个阶段中细化出PDCA小循环。如在外业、内业、评审等各阶段,都可以再细化出PDCA小循环。即使是召开一次会议、传递一个信息,在其质量记录表单中也应有主题、问题、需求等内容,有处理措施、落实效果检查或验证情况的跟踪记录,应以此形成一个完整的PDCA过程闭环。最后还应将项目的PDCA循环融入整个单位的PDCA大循环之中,让大换套小环,一环扣一环,环环紧扣互补,才能形成一个完整协调的林业调查规划设计单位的PDCA循环管理体系。同时,单位各部门、项目各环节的PDCA循环在每次完成循环后,都应有一批技术质量问题得到切实解决,取得一定质量管理效果。只有这样周而复始的循环,才能合力推动整个单位的技术质量和管理水平阶梯式上升,顺利实现单位或项目的质量管理目标,达到持续改进的预期目的。