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迎接管理体系认证的又一个春天

来源:北航体系认证网 作者:北航体系认证网 发布时间:2016-03-22 查看次数:1269

迎接管理体系认证的又一个春天
    --浅议新标准引入的三个重要概念

    ISO9001:2015《质量管理体系  要求》和ISO14001:2015《环境管理体系  要求及使用指南》(以下简称“新标准”)的颁布实施,是质量与环境管理体系认证行业中的大事件。所有重视或曾经重视过这个行业的人员,应该,也必须关注这一事件。
   多少年来,按照标准,建立并运行管理体系,特别是按ISO9001及其衍生标准,建立质量管理体系,始终是企业质量管理的主流模式。然而,曾几何时,对于管理体系的认证效应,不少人都有着不同的看法和思维。有时负面的声音会大于正面的影响。有的老总,或说老总式的人物,甚至怀疑起了标准的本身。把“标准是基本要求”误读为:“无用的”或“达不到的”两个极端性的结论。认证证书的含金量也受到了价值规律和供求关系的影响或支配。不少对认证证书的实用主义者,曾经带来过认证市场的繁荣,但却日渐走向下坡。究其原因,其核心问题,也就是有效性问题。新标准积以前版本贯彻实施的经验与教训,更多地基于了现实问题的考虑,修改与调整了整体结构。特别是为改变现实的负面影响而增加了大部内容与要求,使标准应用广泛性大为提高的同时,突现了“绩效”的要求。笔者在这里只就新标准引入的三个新概念(或称新内容)的浅略分析,来反映新标准对“绩效”要求的突现和管理体系认证价值含量的即将提升。从而欢呼认证行业的又一个春天的到来。
    其一:理解组织及其环境。标准要求:组织应确定与其宗旨和战略方向相关并影响其实现质量管理体系(环境管理体系)预期结果的能力的各种外部和内部因素。并要求对这些内、外部因素的相关信息进行监视和评审。质量管理体系和环境管理体系,均是整个组织体系中的一部分,组织所处的外部大环境和内部小环境,不能不直接影响各管理体系的结构、内容、方式…等,直至影响其运行结果。要提高管理体系的有效性,使这个“战略决策”行之有效,必然要考虑组织所处的内外环境因素,这是任何事物或事件发展变化都受外界因素所影响的普遍真理。标准规定这一条,基于了普遍的哲学原理。
    从多年的管理体系运行实践观察分析,也从多年的认证审核实践中,笔者体会到:凡是真正有运行成效的管理体系,都是具有其个性化特色的体系。是从实际出发,充分考虑了内外因素所建立的管理体系。特别是充分考虑产品特色、组织特点等各方面内部因素所建立的体系。实践证明,这种体系具有了持续改进其有效性的机制。笔者也曾接触到了这样的不少的质量管理体系,可惜的是,所占的比例实为少数。事实的情况也从反面告诉我们:那种千篇一律,放之四海而皆准的,所谓“文件化的质量管理体系”,总是与组织的运行机制格格不入,何谈“理解组织及其环境”因素!是完全的“两张皮”现象。这样的管理体系又谈何可以产生绩效?所以,从这个意义上说,新标准开综明义地规定在“理解组织及其环境”基础上,建立管理体系,是要彻底摒弃过去“两张皮”的现象。只能这样,才会达到新标准“重绩效”基本要求。从这个角度理解,笔者认为,新标准规定这一条,也是基于了过去多年实践的经验或教训的考虑。
    其二:基于风险和机遇的思维。老的标准以8.5.3专列条款规定“预防措施”,其本质也是“基于风险和机遇的思维”。然而,实际运行中,按风险评价结果制定“预防措施”的,却是很少见。体系认证活动中的“预防措施”的符合性证据,往往被一笔带过。新标准在“策划”部分,在首要位置规定应对风险和机遇的措施要求。笔者认为,这也是基于多年管理体系运行和认证实践的经验与教训所致,也是为了突出管理体系重绩效的思路和要求。从理论上说,组织要实施管理体系这一“战略决策”,达到预定的目标和期望值,不能不评价、分析风险(包括不确定因素),并抓住机遇。否则,管理体系的运行达不到最佳绩效。建立和运行管理体系,是主动出击的系统工程,风险和机遇是客观的存在。识别、评价、分析风险和机遇,从而实施应对风险和机遇的措施,使管理体系达到最佳有效性。这也是最普通的原理原则吧。新标准虽然没有要求实施正式的风险管理框架来识别、评估和分析风险和机遇。但要求组织需要根据自己的特点,产品的特性以及内外环境因素来策划、确定风险和机遇,制定和实施应对风险和机遇的措施。并评价这些措施的有效性。这也决定了管理体系的“个性化”要求。因为“风险和机遇”的具体内容不会是“千篇一律”,而且是变化着的具有动态性的。
    可以想见,新标准引入“基于风险和机遇的思维”,实施应对风险和机遇的措施,而且把它列为“策划”部分的第一要素(改变了08版 “8.5.3预防措施” 最后一个条款的位置),明确体现了新标准要求的提高。也可以想见,认真贯彻实施这一要求,管理体系的绩效必然得到确保。作为体系认证活动中这一符合性证据的位置(或重要性),自然地得到提高。过去那种获取“预防措施”证据时 “一笔带过”的现象,必将改变。
    其三:组织的知识。标准要求:组织应确定和保持运行过程所需的知识,并对不断变化的需求和发展趋势,确定如何获取更多必要知识,以及时更新。这也是新标准新增的内容和要求。作为管理体系支持性基础资源之一的“组织知识”,在实际的管理体系运行中所起的作用,是不能小看的。笔者在早几年的审核实践中,接触了不少凭借自己的“组织知识”,而使产品质量永立不败之地的企业。嘉兴一个加工生产钨杆的企业,凭借自己的专有特长(自身经验所得的知识),同行的产品质量根本无法与其竞争。上海有家小企业,生产安全带中的弹簧,其核心技术,令发达国家同行汗颜,几次想收购而未成。这些列子可以举出很多,从正面体现出组织知识的致关重要。2008版的质量管理体系标准对2000版修改时,在“基础设施”中加了“信息系统”。这个“信息系统”从广义理解,也可以包括“组织知识”,因为“信息也是资源”。但必竞有些牵强。新标准直接新列条款,明确“组织知识”作为支持性的基础资源之一。笔者理解,新标准新增这一要求,也是基于了以往管理体系运行经验所规定的。
    标准明确了组织的知识是从其经验中获得的特定知识,分为内、外两部分。这就表明了组织的知识是建立管理体系的重要依据。 依据这些特定的知识结构建立的体系,自然是“个性化”的体系。 那种“千篇一律”,所谓“文件化的体系”必定是与组织的运行机制产生“两张皮”,也就无法达到最佳绩效。笔者认为,贯彻组织知识这一支持性的基础要求,其关键词为“确定”“保持(保护)”“获取”和“更新”。认证活动中的符合性证据,也应在这几方面体现。否则,管理体系运行的有效性,也将是一句空话。
    随着新标准的颁布、实施,经过新老交替的过渡时期后,质量、环境管理体系将在“重视绩效,且可以确保绩效”的框架下建立和运行。认真贯彻标准的组织(企业),必定在这个“战略决策”中得到无穷的益处。那种标准“无用”和“难以达到”的观点,必将继续并进一步地得到事实的否定。由于两个标准都是认证的依据,因此,管理体系的认证行业,也必将迎来又一个灿烂的春天。本文是笔者初略学习新标准的一点体会。作为引玉之砖,在此与同行交流探讨。不足或错误的,万望批评指正。

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