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如何将内审和管理评审活动与年度工作会议合并实施

来源:杭州北航 作者:沈正国 发布时间:2009-12-16 查看次数:6874

    作为ISO9001贯标企业,内审和管理评审被规定为必须开展的活动。虽然ISO9000族标准对内审和管理评审活动能给企业带来的好处作了周密地解释,也还是有许多企业感觉这些活动占用了太多的宝贵经营时间和精力。特别是那些没有专职人员负责体系运行的中小型民营企业,其中有不少企业要么为了应付认证,马马虎虎走过场,要么干脆闭门造车瞎编些资料,从而使整个质量管理体系运行的有效性和效率大打折扣。
    如何把内审和管理评审活动既能有效开展,又能不过多占用时间和精力?笔者结合杭州北航的经验认为,如果能把内审和管理评审活动与年度工作会议合并实施,能很好地解决这个问题。
    企业的高层通常会非常重视年度工作会议。原因有:
    1)不管我们的企业处于哪种状态,一年一度的年度工作会议是惯例。
    2)许多企业的年度工作会议通常是全员参与的,即使不是全员参与,也至少会让那些相关的骨干成员参与。也就是说,企业会为此投入较大的管理成本。
    3)年度工作会议总结过去一年的功过得失、展望未来一年的工作计划和方向。调调定得准不准,会直接影响企业来年的生存和发展。
    内审和管理评审既是ISO9001关于质量管理体系运行的基本要求,同时也是可供参考的管理理念和工作方法。
    年度会议前企业通常会组织自评。自评的方法,通常是由各部门、各岗位针对职责的担当,来总结和反省各自的工作绩效,然后由办公室实施汇总。这种方法很传统、便捷,可是也存在缺陷。如:
    1)对跨部门的协作,很难自查清楚;
    2)受部门/岗位自身利益的影响,自查结论的公正性、客观性受到怀疑;
    3)自查方法不系统,评价依据不统一。
    内审,作为一种独立和系统的审查、评价和改进工具,可以解决这一问题。它的优点在于:
    1)检查方法严谨、依据明确、组织有序;
    2)独立性,交叉地相互检查评价,结果更公正、客观;
    3)可以跨部门、系统全面地检查某些流程/问题。
    内审的范围可以超越质量保证范畴。年度会议过程中,把各部门/岗位的汇报总结与内审结论结合起来公示,效果可想而知。如何有效地组织内审,请参阅网上其它文件。
    年度会议是常规的总结过去、展望未来的活动,管理评审也有这层含义,只不过,ISO9001对管理评审活动提出了控制要求。年度会议活动如果采用管理评审的方法,我们会发现,年度会议将更有效率。
    如果将管理评审与年度会议相结合,那么年度会议将讨论的内容,至少包括:
    1)公司经营环境的变化,包括行业新动态和竞争对手的情况;
    2)公司重大事件、应对措施和效果;
    3)公司经营理念和方针、战略的变化;
    4)上年度工作目标和改进计划的实现情况;
    5)各部门/岗位汇报总结和内审结论;
    6)来自于外部的评价,如荣誉、信誉危机、认证/验厂整改情况等;
    7)股东/顾客/员工的满意程度,以及社区/主管/行业对企业的美誉度;
    8)与合作方的合作业绩;
    9)与产品有关的业绩、困难和创新;
    10)在管理方面取得的成就和创新;
    11)各部门面临的难以解决或需跨部门协作的问题,以及这些问题的应对方案;
    12)与会人员提交的各类改进建议;
    13)公司及公司下属各部门/岗位的下一年度工作目标/计划的可行性。
    这些工作如何安排下去呢?
    例如今天是09年12月16日,假设09年的年度会议放在2月10日这一天,我们可以这样安排我们的工作:
    1) 明天就可以发出会议通知了:通知全体员工公司关于年度会议的设想和安排,起公示作用。
    2) 发通知的时候同时给各部门下达会议的准备工作要求,如顾客满意调查、员工意见调查、各种统计、汇总等;给内审组下达内审任务(包括内审的重点);起草下一年度的工作目标/计划;会务安排等。
    3) 2010年1月14-15日完成内审,形成审核记录和内审报告。
    4) 1月20日前由办公室收集整理各部门/岗位的会议准备材料,必要的话经办公室或总经理审查后,就准备材料内容进行个别的交流,该补的补,该改的改。
    5) 2月1日前下达正式的年度会议通知,就会议的安排作出详细的说明,并一同下发会议资料。
    6) 开会前,可以与有想法的员工就会议内容进行交流。
    7) 2月10日按计划开会、讨论、记录。
    8) 2月12日发布年度会议纪要和2010年工作目标和工作计划。
    以上观点仅供参考,如有疑问,请与杭州北航联系
    作者:杭州北航  沈正国

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