ISO14001:2015环境管理体系标准将内外部信息如何管理,归纳为一个条款要求。可见信息交流对环境管理体系来说显得相对重要。
企业应建立一个过程,来规范与环境管理体系有关的信息交流工作。这个过程通常可以形成文件,比如说某某公司信息交流控制程序。但标准没有提出将过程形成文件的要求。标准要求保留的是交流过程中产生的记录。需要企业来灵活应用这一条款要求。
建立的这个过程需要明确哪些信息需要交流;交流的时机;交流的对象;交流的方式等。在策划信息交流过程时,企业应该考虑它的合规义务有哪些(未交流就是不合规);应考虑如何保证信息可靠可信。
当相关方提出对环境管理体系信息的交流或需求时,企业应有规定如何响应、回复。
在内部,企业应保持各职能、岗位和层次之间保持环境信息的流通、共享,当环境管理体系发生变更时,就及时传递这种变更信息,以免产生差错。
对外部,企业应规定建立哪些相关方沟通的渠道,如何保持沟通,接受信息,如何向相关方反馈信息。特别是当属于合规义务的信息时,这种交流是合规的需要。
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