建立文件化的管理体系,是所有管理体系的要求。这是西方公司治理制度化规范化的表现。在我们国家,这方面也因为宣贯标准而得到了加强。越来越多的企业通过文件来管理公司。
文件化的信息可以划分为二类,一类是以沟通意图统一行动为主要价值的“文件”;另一种是起证据作用的“记录”。但记录本身也是文件。比如说会议纪录,躺在档案柜里时常称其为记录,相互传阅时常称之为文件。新版的质量和环境管理体系不再区分“文件化信息”,也就是没必要再识别是文件还是记录了。
ISO14001:2015环境管理体系标准要求企业建立的文件要包括:本标准要求建立的文件或记录;企业根据自身管理需要编制的文件。文件是简还是繁,需要细化到什么程度,可以考虑企业的规模、产品和活动、合规义务、过程的复杂性、员工的能力等。并没有所谓科学的标准,企业可能有一段时期需要周密的文件,而另一段时期仅需要简洁的文件体系。
文件的创建和更新以及文件化信息的控制,属于行政管理的范畴。标准条款的7.5.2和7.5.3对企业如何管理文件和记录提出了规范性要求,以符合环境管理体系要求。
电子化文件已经越来越普及,而国内关于电子文档的管理,还相对薄弱。无论其是否是电子格式,均应满足标准的管理要求。
文件的管理包括了起草、标识、审批、分发、检索、共享、访问、保密、下载、修订、存储、保护、作废、留档等等的管理。
标准还提出了对外来文件的管理。外来文件通常是来自相关方的要求,可能与企业所处的环境、环境因素和重要环境因素、合规义务、产品和活动等有关,通常包括识别和获取、保存和转化、引用、更新、版本控制、知识产权等方面的管理。
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