认证审核的纸质档案与电子档案在保存时间上是有共性的,也就是说不管是纸质档案还是电子档案在保存时间上都必须在3年以上。企业的认证审核资料保存时间至少应当与认证证书有效期一致。为了保持档案的有机联系,在保管档案的时间规定上,每个企业可根据自己特点规定保存档案的年限,前提是一定要在有效档案的生命周期内。
纸质档案最大的优势就是能体现其真实性和原始性,因为它保存了档案形成前的真实面貌,也就是第一手资料,但其劣势是占用大量空间,且需定制专用档案装具,在归档过程中,需要根据审核档案资料的繁简程度,分别定制不同尺寸的档案装具,这样会给机构带来一些额外费用。此外,还需配备足够的档案人力资源。
而电子档案在管理上的优势和劣势正与纸质档案相反,当然电子档案比纸质档案更具优势,目前大多数认证机构的档案管理标识都是以认证证书号作为惟一性标识,同时按年份进行标注后,更能体现电子档案的优势,比如便于查找、信息存储量大、检索范围广、能异地进行传输利用,大大降低了办公成本。
因此在未来的认证审核工作中,档案信息电子化必然会取代纸质化,推行审核档案电子化是大势所趋。