审核记录是审核员在现场审核中的一项基本工作,审核记录的好坏,直接关系到一次质量管理体系审核的质量。 在每一次的审核中,审核员会接触到大量的信息。许多信息与审核目的、范围、准则有关,但也有的信息与审核目的、范围、准则无关,后者不是审核证据,前者如果未经证实也不是审核证据,凡是不属于审核证据的信息则是不需要记录的。因此,审核证据和审核发现的记录应坚持以下原则:
1. 反映抽样量;审核是通过适当的抽样进行的,适当的抽样,就是审核所获得的样本量对总体应有一定代表性。抽样量太少,则不具备代表性或可信度不高。
2. 有可重现、可追溯性;证据的一个重要属性是“真实”性,审核记录所反映的审核证据必须是真实存在的,具有可重现性,如果由他人重新审核,完全可再次查到。因此,审核员在现场审核中与员工、其他人面谈时,要记下有关人员的姓名、所属部门;审核文件、记录时,要记下有关文件名称、记录的编号;检查仪器、设备时,要记下有关仪器、设备的编码/编号。
3. 要适度简明扼要;现场审核必须严格控制记录的时间,以便能利用更多的时间来进行审核调查。