2.发挥管理者的领导作用
领导者要确立组织的统一宗旨及方向,要创造并保持使员工能充分参与实现组织目标的内部环境,从而为组织的成功提供保证。要做好图书馆期刊工作,同样需要馆长和期刊部负责人确定部门工作目标和职责,以及部门发展重点和方向,为部门员工提供一个行动指标。如要明确期刊部负责人和期刊管理员的岗位职责,要制定好先关工作流程和细则,从而为期刊部的正常运行提供保障。另外,作为管理者,要积极学习专业知识,了解本行业发展动态,为本部门的未来发展指引正确方向。
3.提高全员参与的主人翁意识
各级人员是组织之本,只有他们充分参与,才能推动组织的运行和发展。图书馆期刊工作每个环节环环相扣,其中任何一个环节出现疏漏,都会影响到下一个环节的工作。所以要调动各个环节工作人员的积极性,让他们能够发挥主人翁精神,本着充分负责的态度投入到具体工作中。如在进行期刊验收签到时,仔细核对清单和期刊是否一致;发现不符合之处要及时更改,否则将不利于和期刊运营商的核对结账,造成刊名、刊期、年度等数据错误并影响到后面的装订工作,甚至造成需要重新装订,费时费力。所以说,ISO9001强调要全员参与,期刊部工作同样需要每个员工的积极参与。
4.以过程方法保证服务质量
将活动和相关资源作为过程加以管理,有利于得到期望的结果。图书馆期刊部为读者服务活动是一个系统的过程。在这样一个系统过程中,从期刊采访数据的收集整理到订单的发出,从期刊验收到编目上架,从每一本期刊的下架装订到合订本的验收加工,从读者的咨询到为读者作出有效解答等等,每个环节都在过程中得以实现,各过程环环相扣,形成期刊部的服务“过程链”。因此,要保证期刊部为读者服务的质量,就必须在实际工作中识别不同过程之间的关联性和相互作用,加强过程控制和改进,在过程中体现管理,最终达到保证服务质量的目的。