一、多方面学习各种优秀质量工具并熟练运用；我们不仅要了解每个工具的定义、作用，还要了解每样工具的使用范畴、局限性，我们可以通过优秀企业成熟案例和各种横向纵向对比来进一步熟悉它们之间的差异性、适用性，并在此基础上不断接受各种最前沿质量管理新知识，逐步增长我们的知识含金量。
二、深入了解自己企业内外部情况编制文件所需的第二个必备条件就是深入了解自己企业内部、外部的情况：我们供方的情况，我们客户的要求，我们整个生产流程的运作，我们市场的优劣势态，我们要达到的质量高度，我们面临的各种挑战等等，都需要了解清楚，比较经典的做法就是从“人、机、物、法、环”五个方面入手，逐一分析，找出关键因素、关键工序、薄弱环节，并分清各因素的主次地位、轻重缓急，以此为中心辐射到整个质量体系，成为环环相扣、相互作用的稳定体系。
三、理论联系实际，编制适用于本企业的质量体系流程，质量工具的运用是否合适于本企业，是质量体系能否发挥作用的关键，我们要想让优秀的质量工具发挥出巨大的作用，就必须立足于本企业本单位，基于现实情况。
