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多标准管理体系的整合研究及应用(上)

来源:ISO9001认证 作者:ISO9001认证 发布时间:2018-07-23 查看次数:282

随着全球经济、贸易、金融、生产一体化的发展,有力地促进了国际贸易和国际经济技术合作。企业如何提高自身能力,打通国际贸易技术障碍,参与国际市场竞争,一个共同的认知是建立国际标准化的管理体系。

    IS09001、ISO14001体系认证制度已得到国际互认,世界贸易组织(WTO)所制定的贸易技术壁垒协定(TBT)是所有WTO成员达成一致的协定之一。OHSAS18001体系虽然不是ISO的标准,但已在国际上得到广泛认可和应用。现在国际三大管理体系的实施应用范围很广,从制造业到服务业,从国有企业到私有企业,还包括社会团体和政府机构等。特别是对于外向型制造业,直接参与国际市场竞争,产品制造严格按照国际标准,而且生产过程复杂,对环境影响大,安全生产问题突出,所以对质量、环境、安全管理有更高的要求,目前,几乎所有的制造企业都在积极实施三大管理体系。

    1 多标准管理体系实施中存在的问题

    企业标准化管理体系的认证,有效地促进了企业的管理工作向科学化、规范化和系统化发展。但是,由于企业生产过程复杂,专业分工较细,质量、安全、环境管理工作基本上是由不同专业部门来承担。为此,企业三个管理体系就会由不同专业部门来分别组织实施,这势必会形成三个相对独立的管理网络和文件系统,导致体系运行过程中出现很多重叠和矛盾之处,组织的各个部门和岗位无法理解组织总的宗旨和方向,管理标准在组织各方面无法得到快速有效的识别和实施,各标准之间的接口连接不清晰。不利于工作标准的完全统一。

    在体系运行过程中,由于三个管理体系各自独立地运行和维护,体系培训、审核、管理评审、体系认证等反复进行,造成资源浪费,在实施过程中造成了许多管理工作的重复。

    1.1 体系文件的协调一致性不够,导致体系文件复杂

    由于企业的管理体系分别建立,管理体系本身的结合程度不够,企业分别建立了三个文件系统,很多可以共享的文件没有共享,如文件资料控制程序,记录控制程序,纠正预防措施程序、内部审核程序、管理评审程序等,所以造成体系文件复杂,现场文件数量多,而且文件管理职能存在着重叠和矛盾之处,管理难度大。

    例如:培训计划制定和实施、文件修改、发放和评审、记录管理、现场和作业管理、日常监督检查、不符合纠正、内部审核、管理评审等,需要很多部门花费许多精力用于协调。

    1.2 体系程序文件与企业规章制度缺乏协调,结构层次不清晰企业现有的管理标准主要有两部分构成:质量、环境、职业健康安全管理体系文件和企业发布的各种规章制度。其中管理体系文件包括:质量、环境、职业健康安全手册,程序文件。规章制度包括物资、财务、人事等各方面的内容。所谓程序文件,即“为某项活动或过程所规定的途径”的文件,企业的规章制度一般是“规定”、“办法”或“实施细则”,从层次上说,应该是程序文件的支撑。但企业的程序文件和规章制度层次界定模糊,造成程序文件和管理办法内容雷同。

    如:“经营策略发布”是企业在策略层面上的一项十分有效的管理方法,围绕企业的经营策略进行策划和展开,但在质量/环境/职业健康安全管理体系文件中也分别有类似的程序文 件,如《质量方针、目标制定程序》、《环境目标指标、管理方案管理程序》、《职业健康安全目标指标、管理方案管理程序》,其目的是各部门围绕企业质量、环境、职业健康安全目标进行分解,制定措施。

显然,现有的管理标准与体系文件缺乏协调性,即企业每年要进行“经营策略发布”,又要按体系文件的格式,展开质量、环境、职业健康安全目标,企业需对“经营策略发布”执行和质量、环境、职业健康安全体系目标落实情况要分别检查,造成资源的浪费和付出高额的管理成本。

如何避免多体系运行带来的问题,科学构建标准化的管理体系,积极采取有效的措施,减少无谓的工作,将是决定一个组织管理体系有效运作、持续改进和不断提升绩效的关键所在。

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