审核组在评审审核发现的过程中,对不符合审核准则的审核发现也要进行汇总分析。审核组通常会将不符合审核准则的审核发现确定为不符合项,并根据不符合项的性质对其进行分类。在审核过程中,审核员针对不符合审核准则的审核发现,通常可以采用“不符合报告”的形式进行记录,记录中应包括该不符合项的支持性的审核证据。在审核过程中,经评价不符合审核准则的审核发现,可以确定为不符合项。通常,在以下3中情况下可形成不符合项:
①管理体系文件不符合管理体系标准、适用的法律法规或合同的要求,即文件规定不符合标准。这种不符合项通常称为“体系性不符合”。例如,组织编制的某一管理体系文件对标准的某一要求未做描述,或对标准的要求理解有误,导致文件的规定出现不满足标准的要求;
②管理体系的实施现状未按管理体系标准、体系文件或适用的法律法规或合同的要求执行,即实施现状不符合文件规定。这种不符合项通常可称为“实施性不符合”。例如,审核中发现某一岗位工人未按规定要求操作,或文件未发放到使用场所;
③管理体系的运行结果未达到预定的目标,即实施效果未达到预定目标。这种不符合项通常可称为“效果性不符合”。例如,产品出现较多不合格,顾客投诉较多,虽然采取了一些措施,但类似问题还在不断发生。