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政府机关推行iso9001标准与其管理有机统一具有五大特点

来源:北航体系认证网 作者:北航体系认证网 发布时间:2014-09-26 查看次数:3685

    政府机关推行iso9001标准与其管理有机统一具有一下五大特点:

    一、全面性。
    政府机关按照iso9001标准建立、实施质量管理体系,把人民群众和上级政府机关作为自己的顾客,通过识别顾客要求,制定质量目标,根据顾客要求和质量目标要求,把产品实现过程——行政管理细化为许多子过程,将这些过程和影响过程结果的全部因素纳入质量管理体系,置于受控状态。
    在横向上,这些过程与政府机关全系统所有岗位一一对应,使这些过程活动的管理达到有岗、有人、有责;在纵向上,对这些过程制定工作规范,规定“怎么做”、“做到什么”程度,形成纵横交织,要求、目标、过程、岗位、人员、职责、规范高度统一,有机结合,全面完整的管理网络,从而消除行政管理上的“空白点”,避免“管理缺位”现象。
 
    二、制度化。
    长期以来,在政府机关的管理中,盛行的是“指示性管理模式”,即上级对下属的领导与管理,主要靠不停的作指示;而下属开展工作,主要是遵从领导指示所体现的意图。在这一模式中,领导指示是第一位的,制度是第二位的,无论是领导还是下属,都可能把制度看作可任意取舍的因素。
    这种组织文化的后果之一,就是造成“制度悬空”现象。规章制度不少,甚至每开展一项活动就“健全”一批,每个新班子要“完善”一批,虽然不断健全完善,但真正执行、落实的却不多。致使行政管理始终难以真正走上制度化轨道。
    质量管理体系只所以具有制度化的特点,首先在于它是一个文件化的管理体系。政府机关质量管理体系通过质量手册、程序文件、工作规范文件、记录文件,将行政管理的全部要素、全部活动和全部过程都以文件形式进行规定,构成了文件化的质量管理体系,为制度化奠定了有章可循的基础。
    二是强调质量管理体系文件的唯一性和权威性。政府机关行政管理的组织活动和人员行为都必须处于受控状态,而这种受控只能来源于体系文件,不允许并防止非体系文件的控制规定和要求。
    其三,确立制度执行的“游戏规则”。执行是制度化的核心。在质量管理体系中,文件是强制执行的制度,是任何情况下都要执行的制度,是任何人都要执行的制度。通过对组织活动和人员行为的监测与评价,凡不符合或不遵守文件要求的,都被视为不符合或不合格,要予以纠正,直至符合为止,从而在质量管理体系中形成“制度遵从效应”。这样,就有效地克服了有章不循、有制不依的随意现象,确保行政管理的规范化和标准化,使制度化落到实处。
 
    三、科学化。
    管理科学化是管理追求的目标和最高境界之一。而科学化的前题,在于把具象的管理对象抽象化,使其能够运用理性分析工具,建立理论分析模型,获得客观性的认识。iso9001标准最有价值的理论意义,是将“过程”概念和“过程方法”运用于质量管理体系,把形形色色、千差万别的具体管理对象,抽象为两种形态的管理对象:体系与过程。
    任何质量管理对象都是由过程构成的体系,对过程的识别,特别是通过对过程的输入、资源转换活动和输入信息的收集与利用,有助于人们对质量管理体系由定性认识上升为量化认识,实现对质量管理体系的有效控制。在这里,对过程的识别是关键。政府机关可以通过内部深入的分析,确定出自己的行政管理过程模式,合理地将其细分为各个子过程,并给出这些过程的输入、资源转换活动和输出的要求,为深化人们对政府机关行政管理的认识,掌握其内在的规律性提供了有效的认识分析框架。
    随着质量管理体系运行实践的深化和丰富,特别是通过对每个子过程输入、活动和输出信息的收集与利用,这一分析框架,将大大提高政府机关行政管理的管理趋势分析能力、效果预测能力和控制能力,促进管理工作由定性管理向量化管理转变,经验管理向科学管理转变,同时也为管理工作计算机化开辟了新的通道。

    四、精准化。
    管理粗放是政府机关管理中普遍存在的共性问题,在其行政管理领域中尤为突出。近些年来,虽然采取了不少措施,如:岗位责任制、目标管理以及各种各样的绩效考核等等,但都未达到预期的效果,有效改变管理粗放的状况。究其原因,从管理学的角度看,主要是没有找到实现转变的有效路径和方法。所谓管理粗放,实质上就是管理失控或控制不力。而之所以管理失控,在于控制没有达到一定的精确性和准确性。
    政府机关要克服“管理粗放”问题,应有一条有效的路径和方法:一是管理细分。即依照“过程方法”的原则,正确地把握体系与过程的关系,将管理对象合理地细分为具有目标意义的过程和子过程,变体系控制为过程或子过程控制,实现细化控制。二是程序控制。按照程序化原则,建立过程的程序,对体系的每个过程和子过程实行程序化控制。从而保证实现对过程控制的目标。三是可追溯性控制。即对程序控制的关键环节,保留可追溯记录,使对结果不合格可依据记录逐级向上追溯,找出不合格发生的环节,并追究责任。

    五、整体优化性。
    推诿扯皮,相互掣肘,是“机关病”的顽症之一。如有的政府机关中分局之间、部门之间、岗位之间缺乏衔接与沟通,存在着你管你的,我管我的,造成漏管、漏查现象;有的擅权、越权办事,形成有的事没人管,有的事争着管等。显然,这种“机关病”如不能有效地克服,将影响质量管理体系的有效性。
    政府机关在建立质量管理体系的过程中,可以从三个方面解决这一问题。其一,高度重视岗位职责的合理分配,力求做到岗位明确,职责清晰,责任分明,防止因岗位职责不清、工作责任不明而产生的功能性内耗。其二、高度重视过程接口的设计,通过认真梳理业务流程,系统识别每个过程的输入、输出和活动,确保过程接口的相容性,防止过程活动中产生的运行性内耗。其三,高度重视目标体系的优化分解,通过目标的导向作用,促进质量管理体系运行的整体优化。

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