1）“潜在的”紧急情况和事故是指用科学原理可以预见的或先前（组织或组织以外）发生过证明（组织内）也有可能发生重大影响环境的事件。如火灾、爆炸、危险化学品泄漏、环保设备失灵导致严重超标排放、特殊自然与地质灾害带来的影响，如台风、大暴雨、洪水、地震等导致危险品泄漏、环保设施失灵等。
这些潜在的紧急情况和事故属于环境因素识别过程中三种状态中的“紧急状态”，都可以被组织确定为重要环境因素。即“紧急准备和响应”控制的还是重要环境因素，可制定《应急准备和响应管理程序》来加以管理。
2）所谓“应急准备”就是针对这些潜在的紧急情况和事故发生的原因制定防止发生的措施，如安装监视和自动报警装置、强化日常设备设施检查维护力度，和针对一旦紧急情况和事故发生预先制定的有效应对方案、预先设置的应对设施，以及预先配备的应对人员安全防护器具等。
3）“应急响应”就是依据各项应急措施和方案及时有效地应对和控制实际出现的紧急情况和事故。
4）如果真的发生了紧急情况和事故，组织进行了应急响应，也要对应急准备和响应的有效性进行评审，以期进一步完善和改进；即使紧急情况和事故一直没有发生，但随着紧急情况和事故源本身状态的变化以及对应科技和装备的进步，或者法规标准要求的提升等，都可以成为修订应急准备（措施）和应急响应（方案、措施、设施、器具）的需求。
5）典型的应急准备（安全生产中称为应急预案）包括：
（1）应急（处理）小组人员名单与联络方式；
（2）消防部门、环境监督部门、附近社区管理中心及医院急救等的联络方式和地址；
（3）具体的处理措施，包括相应设备、设施与防护器具的存放地点与使用方法；
（4）现场警戒方法与措施、附近居疏散路线、方法等到。
在条件允许下，组织可定期演练应急响应。
OHSAS18001职业健康安全管理体系应急准备和响应
