1 范围
本标准规定公司电子文件形成过程、相关人员职责、文件管理方法等。
本标准适用于公司电子文件管理。
2 职责
2.1 公司领导负责对文件的批示。
2.2 电子文件工作由行政部归口负责，行政部领导负责对文件分类并进行评审。
2.3 行政部设电子文件管理员专门负责公司文件传递、整理、管理工作：
1）对各类电子文件的收发、传阅、归档、保管等工作负责。
2）负责督促检查相关人员及时查阅文件，对不及时者有权提出处理意见。
3）有权对文件损坏、丢失者提出处理意见。
4）负责对电子文件登记编号、分发、传送至相关人员传阅等。
5）负责中心文件的登记分发等工作。
2.4 其他领导或部门负责人认真传阅文件，积极处理实施。
3 电子文件形成过程
我们可以将文件分为发布前和发布后。发布前又可分为文件的编辑、评审、批准。发布后就是文件的实施、管理。整个电子文件形成过程是根据ISO9001标准4.2.3条款编制的。
3.1、文件的识别
每个文件第一步需要确定其是内部文件还是外来文件，是否有必要进行进一步的操作。
3.2、文件的编辑
文件的编辑过程由可以分为起草、核对、安全性设置（对于相对重要的文件而言）、提交上级领导。
文字材料在电脑上一般是用Office软件和PDF软件来进行编辑和阅读的。在起草文件时，运用Office软件来进行编写。一般财务报表、图表类用excel格式；需要用幻灯片来播放的文件用ppt格式，其他一般用word格式。需要归档的用pdf格式。
3.3、文件的评审
文件的评审针对的是已编辑完成的文件。利用Office软件中的审阅功能，对文件进行批注、修改。如有意见或建议可与编辑者讨论，评审之后提交给上级。
3.4、文件的批准
文件的批准针对的是已经过评审的文件。利用Office软件中中数字签名功能，对文件进行签名，盖章。如果文件得到批准，就交由管理者进行发布。
3.5、文件的发布
文件的发布针对的是已批准的、可以公开的文件。发布的时候，制作一张签收表，确定相关人员已得到该文件。若3天内有相关员工未签到，则有管理人员发通知给该员工确定其已收到。
3.6、文件的实施
文件的实施针对的是已发布的文件，通过实施来确定其有效性。文件的实施结果若为有效评价，则对其进行相关操作如更新、修订等操作；若文件需要作废，则通过批准再确定其是保留还是销毁。
4 电子文件管理方法
管理的文件针对的是已发布的文件、采用文件夹分类的方式。所有文件可分3个层次：
1）文件可以分为公司内部文件、外来文件。
2）公司内部文件按部门分可分为公司文件、项目部、行政部等；外来文件按来源分可分为法律法规、相关标准、合作方、总部文件。
3）根据实际运行情况各个部门内部再具体分类。
下面是根据9001标准4.2.3条款的具体实施过程，整个过程如下图所示：
5 文件报告和记录
5.1电子文件清单
5.2文件发放、回收、处置登记表
