供方是组织不可缺少的资源之一。保护与供方项重要原则，也是供需双方共同的利益追求。从组织的菜度说，如果供方产品/服务的技术水平无竞争力，质量不稳定，将迫使组织维持多个供方或频繁更换供方，使组织增加采购和检验成本，增加产品质量风险从供方的角度看，需要与顾客保持畅通的沟通渠道，充分识别顾客的需求，从而使自己的业绩得到顾客的承认和鼓励。所以，正确认识供方在擀管理体系中的作用，以及保持与供方互利的关系，对组织质量管理体系体系的适宜性、充分生和有效性至关重要。对社会协作领带性较强，专业化程度较高的制造、组装企业和大型零售企业更是如此。GB/TISO9004：2000标准的6.6、7.4.2、8.2.4c条款专门提出了与供方关系的要求。
一、供方在质量管理体系中的作用
供方是"提供产品的组织或个人"，组织与供方有关的过程是组织产品/服务实现的支持过程。供方在组织质量管理体系中所起的作用可以归纳为以下几点。
1、为组织提供原材料、产品和服务，为组织实现产品/服务并获得利益创造条件。
2、供方的知识和经验有助于组织的设计/开发活动和产品实现过程的改进，如设计人员在确定设计方案阶段和成套设备的安装调试阶段都离不开供方的配合和支持，售后服务或导议索赔过程也需要供方的参与和支持。
3、供方的要求对组织采购过程和产品防护过程的质量改进非常重要。因此，标准对组织的相关文件和记录提出了要求，如有些材料和产品在运输和保存过程中对包装和环境条件有特殊要求，组织应予以满足。
4、关键供方业绩的持续改进，有利于组织提高产品的科技含量、降低成本，有利于组织提高产品的科技含量、降低成本，有利于创造价值能力的增强，供方的作用和满意程度是组织制定质量方针、质量目标应考虑的重要因素之一。
二、组织与供方的合作
组织的最高管理者不仅要重视直接关系到自己成功与否的产品实现过程，还应考虑与其供方基本共同的利益和共同的战略而保持互利关系的潜在收益。以下是组织保持与供方互利的关系的具体要求和方法。
1、识别潜在供方，开发已有供方，使供方数量最佳。
2、制定选择、评价供方的准则，根据评价结果确定和实施有针对性的措施，包括对供方的定期现场考察、 第二方审核、满意度调查和共同策划的改进活动，以及针对其提供产品的检验和试验、寿命周期内的监视和分析等。
3、识别所有供方的需求和期望，将其转化为组织的要求，在适当的部门层次予以沟通，作为组织制定采购方针和原则的参考因素之一。
4、识别供方的知识、经验和业绩，在设计和开发、产品实现过程中进行坦诚明确的交流，共享知识。
5、进行大宗或重要物资采购时，应让供方参与采购要求的识别，共同制订采购过程的求和规范，以便对顾客的要求和设计规范达成一致的理解，共同承担风险，共享利益。
6、在双方最合适的层次上保持沟通，促进问题的迅速解决，避免延误。
7、鼓励供方实施持续改进计划；必要时，积极策划共同参与的有利于提升各自管理水平的活动。例如，上海大众汽车有限责任公司对全国400多家特约维修站的技术总监、站长提供免费技术培训，在汽车维修工艺、设施配置、配件供应、企业形象设计等方面提供指导并定期开展A级站评比，不但对特约维修站专业能力和技术水平的提高起了决定性的作用，也使"上海大众"形成了强大专业的售后服务网络。"上海大众"通过保持良好的供方关系达到了组织、供方和顾客"三互利三满意"的结果。
8、对供方的质量管理体系进行审核，以评价采购产品的质量、价格、交货情况及对问题的处理能力。对供方的财务状况进行评估，以确认其履约能力。将审核、评估结果在组织内部沟通。对供方的顾客满意程度进行调查，当重要供方的经营状况发生较大变化时，可作为组织管理评审的输入内容。
9、保持对采购产品的质量的测量或监视，保持对不合格品的正确快速反应，明确到供方现场的权利 和可能，监视供方的业绩并评其与组织采购方针的符合性。
10、保持供方满意度测量的信息，对供方获得的成果进行评价并给予承认和奖励。在这方面，武汉钢铁 （集团）公司第三炼钢厂进行了有益的探索。由于该厂对耐火材料的需求较大，各地供方通过各种手段竞争市场份额，给该厂的采购管理带来了很大压力。为了既鼓励公平竞争又能与优秀供方保持互利的关系，该厂推行了"业绩份额分配法"的控制措施，即供方提供耐火材料的份额取决玩弄上个月其产品使用寿命的排名。第一名的供方可获得本月供货份额的50-；第二名可获得30%；第三名可获得20%；第四名以后则被淘汰，。为给众多供方提供平等竞争的机会，该厂每月试用一些新供方或被淘汰供方提供的产品。这些试用产品的业绩仍参与供货份额分配的排名，如进入前三名，仍可获得货货份额。武钢第三炼钢厂采取的这一措施，不仅使自己获得了最好的耐火材料，而且促使众多供方不断改进自己的产品质量，延长使用寿命。
当然，一个组织可能有众多情况各异的供方，对供方的控制方式和程度应取决于提供产品/服务的性质以及对成品/服务的影响程度。无论对供方采取何种控制方式，其目的都是为了增强供需双方创造价值的能力。
