各获证组织应根据ISO 45001:2018标准的要求，结合自身文件控制程序的规定，对体系文件进行完善。ISO 45001:2018标准没有要求某种特定的文件形式，也没有必要替换已经充分描述了管理安排的现存的文件。如果组织已建立并形成文件的职业健康安全管理体系，能够证明其满足ISO 45001:2018标准要求，且具有实操性和有效性，充分利用组织现有文件就可以了。
ISO45001:2018标准没有对编制管理手册的强制要求，但组织可以考虑将有关信息编制一个手册，在其中对职业健康安全管理体系进行概括性描述，并提供查询相关文件的途径。职业健康安全管理体系手册的结构不强求组织采取ISO 45001:2018或其他标准的章节结构。
1体系文件的完善流程
文件评审→（形成评审意见，如文件评审报告）→决定对文件换版或修改→(填写文件更新审批表或文件更改申请单）按文件更改程序对文件换版或修改→履行文件审批手续、形成文件审批记录→按规定的发放范围发放新文件、回收作废文件(形成文件发放和回收记录）→标识作废但需保留的文件→作废文件的销毁（履行文件销毁手续，形成文件销毁记录）→换版或修订后的文件提交认证机构，由认证机构对文件进行文件审核，提出文件审查报告→按文件审查报告要求对文件做进一步完善。
