不合格及其控制程序不仅适用于质量管理体系，而且适用于环境、职业健康安全等管理体系。所以，在ISO9001标准中，它是必须形成文件的程序，对其他管理体系具有较强的兼容性和通用性。因此，笔者归纳了审核员开具不合格报告存在的九个问题并提出一些看法。
1、开具不合格报告不宜过浅
在审核中，不能遇到不符合都开具不合格报告，特别是那些显而易见和易于解决的问题。对于一些口头提出马上就可以完整改的，如质量记录有几页缺少了负责人的签字，就不一定开具不合格报告。如果不合格报告开得过浅，就可能使审核的书面报告失去严肃性，流于形式，甚至产生负面影响。
2、开具不合格报告不宜过滥
如果不合格报告开得过滥，会使受审核方产生“虱子多了不咬人”的感觉，从而在整体上降低对纠正措施的重视程度。便如，某企业的内审共开具了36份不合格报告，而其中有8份都是记录漏签字。其实，这8份不合格报告可以“合并同类项”后，开成一张。当发现不合格较多时，可开可不开的以不开为这宜，而以口头报告的形式，充分与受审核方交换意见。要抓住主要的、典型的、要害的问题，以及具有方向性和迫切需要改进的问题开具不合格报告。
3、不合格报告不宜作为奖惩的依据
审核中经常遇到这样的赶尴尬事：组织的领导者有言在先，将依据审核员开具的不合格对责任者进行处罚，包括扣分、扣款、点名批评等。这是传统管理模式的习惯做法，似乎奖罚分明，但也是对审核抽样风险性的挑战，从另一个侧面体现了不公正。面对这种情况，审核员不宜直接干预，但可以在与领导交换意见时希望其借鉴西方的管理理念，改进传统的管理模式。西方的管理理念是：出了问题先分析原因，然后采取纠正措施。我们的传统管理模式是：出了问题先找到责任人，然后施以处罚。而责任人往往没有找到问题产生的原因，类似问题以后还可能发生。
4、局部小系统的问题宜开具不合格报告
对于受审核方系统的失误和整个过程的失控，应开具严重不合格报告。但是，对于局部小系统的问题，也要开具不合格。例如，在某机械加工车间的不合格品报告中，钻床工序占7件，不是合格品总数的三分之一。对于这种局部小系统的问题，如果受审核方没有分析原因并采取纠正措施，须开具不合格报告，促使其抓主要矛盾，实施作业层面的持续改进。
5、抓住改进方向性的关键问题开具不合格报告
开具不合格报告，一定要抓住方向性的关键问题，如相关法律法规没有纳入有效文件目录进行控制，特殊过程的设备、人员、过程参数没有得到有效控制，没有做好对顾客满意的监视和测量，内审和管理评审不符合要求，对将要出现和已经发生的问题没有采取预防或纠正措施等。这些事关质量管理体系是否运行和持续改进的关键的带有方向性的问题，是审核员开具不合格报告的关注点。把握住这些关注点，就可以从方向上提高受审核方质量体系的有效性，促进其持续改进，合体系的运行登上一个新的台阶。
6、不宜开具治标不治本的不合格报告
有些组织的文件可行性差，如果因为不符合这样的文件的规定就开具不合格报告，可能只是治标未治本。例如，某公共汽车站规定，其侯车大厅夏季的温度不得超过24℃。如果夏季当地气温达到40℃，侯车大厅肯定超过24℃。产生这种问题的原因就是文件的可行性差，审核员可采取口头报告的方式，提请受审核方修改文件，从根本上解决问题。
7、慎重开具“资源不是”的不合格报告
如果在审核中遇到受审核方的机构设置、人员安排、设备更新、行政管理、资金投入等敏感问题，要具体问题具体分析，因为机构设置是企业的自主权，人员安排是改革的需求，设备更新和资金投入是深层次的复杂问题，不是审核员提出就能解决的。只要受审核方采取其他途径和方式保证资源，能满足标准要求就可以了。对于这些难以解决的问题，要采取慎重的态度。
8、关闭不合格报告时应由此及彼
无论是内审还是外审，审核员在开具不合格报告时一般是比较认真的，不但描述了可以追溯的不合格事实，而且确认了受审核方的纠正措施计划。但在验证纠正措施的有效性时，往往就事论事，没有做到由此及彼，以扩大纠正措施的效果，使纠正措施的有效性打了折扣。例如，针对外审发现的不合格而采取的纠正措施的效果和证据，受审核方应进行验证，同时要由此及彼，对自查发现的同类不合格也要采取纠正措施，并验证其效果和证据后，方可提交审核员验证。审核员进行验证时，更要由此及彼。如某造船厂船体分段大合拢焊接工序是一个特殊过程。审核员发现受审核方没有记录焊接电流过程参数，开具了不合格报告。在对其进行关闭时，还应验证受审核方对同类特殊过程（如球鼻艏合拢）焊接电流过程参数是否进行记录，从而消除失控环节，防止类似问题在同一特殊过程重复发生，使纠正措施的有效性得到充分保证。
9、对特定不合格的验证，待全系统的过程都关闭不合格后，方可完全关闭
对特定不合格的验证，不仅应由此及彼地验证其本身，还须验证本系统包括的全部过程，待同类不合格都关闭后，方可将其完全关闭。例如，某组织对油漆的特殊过程未确认，被审核员判为不合格。还需要验证这个系统的全部过程。如果这个系统包括油漆、焊接和热处理三个特殊过程，那么，只有在受审核方提供了油漆、焊接和热处理全部过程的确认证据之后，方向将其完全关闭。否则，必须继续采取纠正措施。
