任何管理活动都离不开文件的支持、指导，职业安全卫生管理也如此。职业安全卫生管理体系文件实际上依据职业安全卫生管理体系标准要求，针对组织活动、产品或服务的特点、规模、惯例以及人员素质等情况，而编写的以文件支持的管理制度和管理办法，这套职业安全卫生管理体系文件即为组织开展职业安全卫生管理工作的依据。职业安全卫生管理体系文件一经组织最高管理者批准颁布实施，对全体员工来说就是法规性文件，必须遵照执行。组织可以以书面或电子形式建立并保持职业安全卫生管理体系文件，文件内容要达到如下要求：
首先，对管理体系核心要素及其相互作用要做出描述。管理体系的核心要素就是职业安全卫生管理体系标准中所要求的条款。对管理体系的核心要素做出描述，意味着不但要对标准条款本身基本要求做出描述，而且还要对其具体指导职业安全卫生行为的详实内容做出描述，如程序文件和其他拓展文件等。一般职业安全卫生管理体系文件的形式也采用质量管理体系和环境管理体系的文件形式，即采用三个层次的文件编写方法：管理手册；程序文件；作业指导书、管理制度等三级支持性文件。管理手册对职业安全卫生管理体系标准条款的基本要求做出描述；程序文件及三级文件是更为具体的和具有可操作性的指导性文件。对管理体系核心要素间相互作用的描述，是指描述管理体系核心要素之间的相互支撑、相互渗透、交叉，进而使管理要素有机地结合到一起，形成一个完整的管理体系。
其次，要建立查询职业安全卫生管理体系相关文件的途径。组织的每一份职业安全卫生管理体系文件，对于开展职业安全卫生管理都是必不可少的，对管理体系而言，体系文件是一个整体，每一份文件都要有查询的途径，如上所述，职业安全卫生管理体系文件又是分层次的，那么它在横向纵向上都要建立查询相关文件的途径。
职业安全卫生管理体系文件是依据职业安全卫生管理体系标准，在结合组织的具体情况和自身特点而编写的，所以不同组织的职业安全卫生管理体系文件，从数量到内容不会完全相同，组织要依据具体情况，编制正确、完整和具有可操作性的文件。
