3过程目标考核流于形式问题
企业建立各种管理体系时,通常会设定某些特定的目标,这些目标往往来源于企业的战略目标、顾客或管理者的要求、体系文件要求,目标一般分为公司级目标、部门级目标、以及岗位或工序目标,对以上过程目标的日常跟踪与考核,是各个管理体系的基本要求,是监控管理体系运行状况的绝佳手段。
然而,在实际运行管理体系的过程中,很多企业对过程目标考核重视不足,导致过程目标考核往往流于形式,忽略了对目标实现情况进行统计,有的企业尽管对目标进行了简单的汇总和统计,但是未进行相关分析;有的企业进行了一些分析,但是却未能对分析出来的趋势性问题采取适当的纠正和预防措施,甚至有的企业从目标分析中发现了不足,但是却没有采取任何纠正和预防措施。
公司也存在上述问题,由于各个管理体系分别归属于不同的职能部门主管,结果有的部门对目标实现情况进行了统计,有的部门却完全未进行统计,即使进行了目标统计分析的部门,由于平时忙于其他工作,未能把体系工作放在重要位置上,导致对于统计分析出的结果未能采取有效的纠正和预防措施,管理体系实施效果大打折扣。
公司目标考核流于形式的根本原因在于每种管理体系都设置了许多目标,但却由多个不同的部门去组织考核,各部门考核的周期及其他要求都缺乏一致性,各目标之间由于缺乏整体规划,往往会比较孤立。本文在第四章研究四标整合管理体系的设计方案时,提出强化过程KPI目标的考核与评价,对各个管理体系的目标进行统筹设计,充分考虑各目标之间的逻辑关系,遵循合适的考核办法,交由集中的体系管理部门(如:认证管理办公室)去负责考核工作,将有望解决目标考核重视不足甚至流于形式的问题。
4重复审核与评审问题
根据认证规则的要求,各组织自获得认证证书之日起,三年内均需要每年接受监督审核,三年期满前,需要重新申请认证审核。所以,对于每一种管理体系而言,每一年度内至少需要一次由第三方认证机构主导的第三方审核。如果是多个管理体系,需要进行多次外部审核。
作为接受审核的企业,在证书保持期内,为确保体系的符合性和有效性,通常每年至少进行一次全面的、系统的内部审核和管理评审,有时候还要进行多次。理论上讲,如果企业存在四个管理体系,至少需要进行四次全面的内部审核。
公司每年面临的内部审核、外部审核,至少有十次之多。因特定顾客的需要,公司每年都要面临国内外顾客提出的多次第二方审核。如此多的审核,给公司带来极大的工作量,其中很多是重复性工作,导致企业管理体系运行效率低下。在实际工作中,不同的认证机构对审核的要求也不尽相同,有时甚至会出现冲突的情况,给企业带来极大的麻烦。譬如,广州某认证机构和北京某认证机构在审核公司2015年管理评审的资料时,针对同一个具体内容,分别提出了不同的要求,有些还互相矛盾,结果使得企业无所适从,给正常的工作带来了很大的困扰。
产生上述问题的根源,在于公司内负责体系工作的部门较多,负责外部审核的机构也比较多,而不同部门之间、不同机构之间难以进行有效沟通,结果导致出现多次内审、多次外审、多次管理评审的情况,降低了组织的运行效率。本文在第四章研究四标整合管理体系的设计方案时,提出了对四标整合管理体系进行一体化审核及评审的具体思路和方法,并在第五章的管理和保障措施中提出了对认证机构进行重新梳理,通过上述措施,在公司内统筹考虑全面的内部审核、外部审核、管理评审等事宜,将会解决目前所存在的重复审核与评审问题。