审核组应根据审核范围和复杂程度,对审核过程中审核组内部沟通和与受审核方沟通做出必要的安排,并在审核过程中及时而有效地进行沟通,以确保审核顺利有序地进行。
审核过程中的沟通可以采用会议或其他适宜的方式,如每天现场审核结束后召开沟通、全部现场审核活动结束后的沟通、与受审核方代表口头沟通等。
审核组内部沟通的内容:①审核活动的进展和审核计划的执行及完成情况,以及是否需要调整审核计划或重新分派审核组成员的工作;②审核组成员从不同渠道收集的信息,以及审核中需要不同审核员之间相互协调补充印证的信息或需要进一步跟踪验证的信息;③审核过程中出现的不利于审核的异常情况;④解释并澄清审核员之间存在的异议,解决审核组成员之间的分歧;⑤对收集的信息进行汇总、分析,以确定审核证据和形成审核发现;⑥评价受审核的管理体系的有效性,做出审核结论,并达成共识;⑦需要时,沟通审核后续活动的安排。
审核组与受审核方沟通的内容:①审核计划的实施情况和审核活动的进展,包括审核过程中发现的异常情况;②需要受审核方提供进一步配合和支持的活动;③对可能调整的审核活动安排(包括审核计划和审核组成员任务分工的变化)进行沟通和协商;④当审核组收集的证据显示有可能发生紧急的和重大的质量风险时,应及时与受审核方沟通;⑤简要介绍审核的整体情况,说明审核发现,就受审核方存在的异议进行沟通和澄清,解决双方的粉底达成共识;⑥通报审核组对管理体系有效性的评价及作出的审核结论;⑦需要时,沟通审核后续活动的安排。