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如何以贯标促进企业管理

来源:杭州北航 作者:冯青桥 发布时间:2009-11-16 查看次数:10087

    那么,如何扭转被动贯标,消除贯标盲区,提升企业整体管理水平呢?扩大内审覆盖面是一项十分重要的举措,因为内审既有工作检查,又是现场培训。由于内审员的素质相对较高,对标准的理解较深,接受的信息也多,因此,内审员直接与受审核方交流,可以避免通过中间环节而可能导致的信息流失和理解错误,更容易让基层人员正确认识标准,接受贯标。所以,企业要尽可能扩大内审覆盖面,把更多的基层组织纳入贯标范围。以笔者所在单位的贯标过程来看,接受两次内审或外审后,一般基层人员对标准就有了基本的认识,能够按照程序文件来规范管理。
    5. 关注贯标工作的常见缺陷
    贯标工作的缺陷实际上是企业日常管理的不足,它与工程施工的“质量通病”十分相似,简单容易消除,但普遍而且经常发生,难以根治。深入贯标,根治“通病”,是企业强化管理,增强竞争力的重要步骤。
    5.1. 管理者不读文件。少数管理者甚至对与自己强相关的文件也基本不看,对文件的理解当然不可能到位,也不知道辖区内还有何事要做,更不清楚怎么做才算符合要求。如此情形去推进贯标,必然是心有余而力不足。有的领导为了应付检查,抱着“油多不坏菜”的想法,炮制大量的文件资料与记录,其中绝大部分是无效劳动,员工不堪重负,贯标工作穷于应付,人走茶凉。
    5.2. 疏于策划。许多管理者事前对过程实施多少有所考虑,但仅限于直观感觉,并未将“考虑”上升到“策划”的高度,当然也不可能对过程实施的目标指标、文件、记录、资源、方法等系统化、书面化,不利于内部交流、细化实施与对照检查。对于繁琐的日常工作,仅靠主要领导的经验与责任心,即使过程的结果符合预期,也不能表明结果的必然性。只有成熟稳定的管理体系,才能使所有的结果都是事先策划的,是一种必然,而不论过程的复杂程度。
    5.3. 计划与实际过程脱节。计划本应是策划的结果,其作用是指导过程实施。而在一些组织,计划的形成往往是因为顾客、上级、程序文件与其它外部要求,或者是习惯使然,纯属被动产物,计划者既未对过程进行识别、分解与策划,也不打算用之指导过程实施,这样的计划必然简单粗糙,编完后束之高阁实属正常。
    5.4. 忽视文件资料与记录管理。文件资料与记录管理是企业最重要的基础管理工作之一,正因为普通,也就容易被忽视。有的管理者经手的资料、记录一大堆,既不分类,又不编目,以至查询不便,数量不清,容易遗失。各级组织均应明确资料员及其职责,本级各类文件资料最好定期交付,由资料员集中管理。资料员和其他所有管理者持有的文件、资料、记录的管理状况均应符合标准要求,这既是管理规范化的需要,也是经济活动的要求。
    5.5. 内审活动教条化。内审员只讲哪些不符合标准和程序文件要求,要怎么做,而没有充分解释为什么?受审核方始终不理解活动要求的内涵,只能就事论事,无法举一反三,总是犯同样的错误。内审员应当注重培训,首先要关注对方是否理解,也就是先解决“意识”问题,然后才是方法——怎么做。
    5.6. 不重视与受审核方主要领导的交流。审核员往往过分关注“活动”是否符合要求,而忽视“体系”,正所谓一叶障目。体系是由领导特别是主要领导推动建立的,如果其漠然处之,没有把贯标当成改进本单位管理的手段,那么,对该组织审核的重点就不应该是“活动”,而是“领导意识”。在员工素质不够高的前提下,成功的管理模式并不一定能被随意复制到所有场所,其间,领导尤其关键,这就是八项管理原则中“领导作用”的具体表现。很多情况下,领导意识决定了该级组织的绩效,因此,内审员要把“与受审核方主要领导的交流”当成内审的主要内容之一。
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