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满足标准要求的公司文件类型可以是什么样子的?

来源:杭州北航 作者:杭州北航 发布时间:2011-06-08 查看次数:4233
满足标准要求的公司文件类型可以是什么样子的?
    ISO9001没有要求公司形成统一的文件格式:手册、程序文件和第三层次文件。可是社会上为什么大多数企业几乎都是统一的格式的呢?
    与此有关的影响因素有:1)中国人喜欢借鉴别人的经验;2)很多标准学习者、推广者、使用者对标准的误解;3)本本审核、本本认证的认证制度。
    笔者认为,在公司没有决定宣贯ISO9001:2008标准之前,公司已经拥有实际在运作的质量管理体系。如果没有,公司的产品无法满足相关要求,企业根本无法长期生存。差别只是在于:原有的要求可能不是最科学的,可能不够清晰,可能不符合标准要求。
    笔者认为,“体系”即“系统”,系统地解决某一问题的整套管理,就是某个管理体系。怎么样算系统?有指导思想(方针),有具体方向和目标,有实现方向和目标的资源、思路、方法、要求和制度等。很多人不了解体系,以为一说是体系,就多么的先进、现代化,就算成神圣的东西了。
    既然已经有QMS在实际运作的,那么要采用ISO9001管理要求之前,可以先整理原有的质量管理体系,理出质量管理指导方针、思路、责任、目标指标、工作流程、程序和方法、考核、表单等。可以组织学习者点评的有的管理模式,找到原有管理的不足之处,包括文件化要求,统一认识后再行动。而不是象大多数企业那样倒过来,直接借用别的企业的文件模式,去套。大家都去套,标准就成了神马浮云,象感冒病毒一样很容易就扩散开去了。
    笔者认为,无论公司的内部管理体系处于何种状态,质量手册独立成文是可取的。有一本质量手册,向相关方描述公司的质量管理体系,包括了产品、经营、流程、方针、目标、架构、责任、资源、程序和其它相关方可能关心的问题。在手册中,可以描述公司是如何符合ISO9001要求,如何满足相关方要求,以及如何确保产品订单的满意交付。展示的应该是肌肉,是信心,而不应包括需要保密的内容。现有的公司文件如果已经经修订后满足标准要求了,应该在手册里描述查询这些相关要求的途径。
    质量手册就是公司质量管理体系的一个总图/总路线图。
    六个必须的程序文件可以独立成文,也可以并入质量手册,也可以融入到公司原有规章制度中去。
    其它的文件,原来叫什么还是什么。毕竟员工们已经习惯了。要大家改变惯例,非常困难,而且有风险。
    文件是公司管理的生命线。文件是大家的文件,不是某个部门或某个员工的责任。文件的编写、修订和完善是公司管理推进的重要措施,不参与、不重视,就是对公司不忠,对老板不忠。
    所有的文件都是应该动态管理的。所有静态不变的文件,都可能是蚕食企业生命力的元凶。
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