很多组织为了管理的需要，程序文件的数量远远超过标准的要求。他们还编写了诸如人力资源管理程序，能力、意识和培训管理程序，基础设施管理程序，工作环境管理程序，生产过程管理程序，设计和开发管理程序，采购管理程序，生产和服务提供控制程序，产品标识控制程序，顾客财产控制程序，产品防护控制程序，监视和测量装置控制程序，顾客满意度测量程序，生产过程监视程序，产品检验程序，数据分析程序，管理评审程序，等等。作业指导书和记录的数量就更多了。
2. 运行体系
2.1 发布文件
这是实施质量管理体系的第一步。一般要召开一个"质量手册发布大会"，不仅全员参加，而且最好要邀请有关领导以及供应商、分包商和客户代表等相关方参加，越隆重越好。通过这种形式把质量手册发到每一个员工的手中，既有营造气氛，激励员工的作用，也有提早宣传，提早增强相关方信心的功效。
2.2 全员培训
就是由管理者代表负责对全体员工进行培训，培训的内容是ISO9000族标准和本组织的质量方针、质量目标和质量手册，以及与各个部门有关的程序文件，与各个岗位有关的作业指导书，包括要使用的记录，以便让全体员工都懂得ISO9000，提高质量意识，了解本组织的质量管理体系，理解质量方针和质量目标，尤其是让每个人都认识自己所从事的工作的相关性和重要性，确保为实现质量目标作出贡献。
2.3 按文件办
在建立质量管理体系的时候，应该做到该说的必须说到，以符合充分性的要求；在实施质量管理体系的时候，就要做到说到的必须做到，也就是要做到一切照程序办事，一切按文件执行，只有这样，才能使质量管理体系符合有效性的要求。
3. 检查和改进
质量管理体系究竟实施得怎么样，必须通过检查才知道。
ISO9001和ISO9004规定的检查的方式有：对产品的检验和试验；对过程的监视和测量；向顾客调查；测量顾客满意度；进行数据分析；内部审核，等等。2000版的ISO9000族标准特别重视顾客反馈和内部审核这两种检查手段。
3.1 顾客反馈
顾客反馈就是通过调查法、问卷法、投诉法主动了解顾客对组织的意见，从中发现不符合。
3.2 内部审核
尤其是内部审核这种手段，他可以正规、系统、公正、定期地检查出不符合，所有有关管理体系的国际标准都规定了内部审核的要求。有一个专门的国际标准ISO10011-1《质量体系审核指南 审核》规定了内部审核的程序，必须按照该标准要求进行内部审核。
3.3 管理评审
通过以上检查，若发现不符合项，必须立即纠正并采取纠正和预防措施。所谓纠正措施就是针对不符合的原因采取的措施，其目的就是为了防止此不符合的再发生；预防措施就是针对潜在的不符合的原因采取的措施，其目的是防止不符合的发生，两者都是经常性的改进。一般来说，有在日常检查中发现的不符合，顾客反馈中发现的不符合，内部审核中发现的不符合。坚持对发现的不符合采取纠正和预防措施，长此以往，就可以达到不断改进质量管理体系的目的。
ISO9001和ISO9004还规定了一个更重要的改进方式，就是定期的管理评审。管理评审就是由最高管理者定期召开专门评价质量管理体系的适宜性、充分性和有效性的评审会议实施的。管理评审时，要针对所有已经发现的不符合进行认真的自我评价，并针对已经评价出的有关质量管理体系的适宜性、充分性和有效性方面的问题分别改进质量管理体系的文件，从而产生一个新的质量管理体系。
4. 保持和持续改进
继续运行新的质量管理体系，就是保持；然后在运行中经常检查新的质量管理体系的不符合项并改进之，最后通过这一个周期的管理评审评价新的质量管理体系的适宜性、充分性和有效性，经过改进得到一个更新的质量管理体系，然后实施新的质量管理体系，检查和改进新的质量管理体系，得到更新的质量管理体系。如此循环运行，这就是持续改进。
