销售部合同管理规定
1. 目的
为规范公司合同的管理，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防范与控制合同风险，维护公司的合法权益，特制定本管理办法。
2. 适应范围
适用于本公司合同的管理和控制。
3.职责
3.1 销售部负责编制《合同管理规定》，负责公司对外经济活动的管理和控制。
3.2 各部门负责按《合同管理规定》，做好合同的评审。
4. 工作程序
4.1合同的订立
4.1.1 合同的订立，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
4.1.2 本办法所包括的合同含：工程施工、设备购销、材料购销、机械租赁、房屋租赁、工程保险等方面的合同，不含劳动合同。
4.1.3 合同均应采用书面形式，有关合同的文书、资质证明、承诺书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
4.1.4 订立合同前，须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况。无经营资格或资信的单位不得与其订立合同。
4.1.5 除公司法定代表人外，其他任何人须取得法定代表人的书面授权委托，方能对外订立书面合同。公司的授权，经《签订合同审批表》确认认可，视同授权委托。
4.1.6 符合以下情况之一的，应当以书面形式订立合同：
a.单笔业务金额达1万元以上的；
b.有保证、抵押或定金等担保的；
c.我方先履行合同的；
d.合同对方为外地单位的。
4.1.7 规定应当订立而不能订立书面合同的，必须事先书面说明理由，并经总经理批准同意，否则该业务不能成立。
4.1.8 合同须具备标的(指货物、劳务、工程项目等)、数量和质量、价款或者酬金、履行的期限、地点、方式、违约责任等主要条款。合同可订立定金、抵押等担保条款。
4.1.9 每一合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号。价款不含税的，不得合同中列示“不含税”字样。
4.1.10 对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存、签章，分别保管。
4.1.11 首次合作的个人或单位，须有对方身份证复印件(签字)或营业执照复印件(盖章)作为合同的附件。
4.1.12 工程类的施工合同，须有经对方签章的工程清单作为合同附件。
4.1.13 合同文本拟定完毕，凭《签订合同审批表》按规定的流程经各职能部门主管和公司总经理审核通过后，方可加盖我方公章或合同专用章。
4.1.14 对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章。原则上对方先签章我方后签章。
4.1.15 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
4.1.16 合同文本应由审计部按公司确定的规范对合同进行统一编号，相关部门依此编号登记。
4.1.17 合同文本及复印件至少由财务部、具体销售部门等各部门分存，其中原件由公司或财务部门留存。
4.2 合同的履行
4.2.1合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。公司或财务部应根据合同编号各立合同台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。
4.2.2 公司或财务部依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：
a.应当订立书面合同而未订立书面合同，且无书面说明情况的；
b.收付款单位与合同对方当事人名称不一致(且无授权委托书)的。
4.2.3 收款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部应当督促收款单位出具代收款证明。
4.2.4 在合同履行过程中，合同对方所开具的票据必须先由具体经办人员审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财务部审核付款。
4.2.5 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应办理出借、领用手续，以保证合同的完整性。
4.2.6 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况，应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。
4.3 合同的变更和解除
4.3.1 变更或解除合同须依照合同的订立流程经各相关职能部门主管和公司总经理审核通过后方可。变更或解除合同应当采用书面形式并双方签章。
4.3.2 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分一齐保管。
4.3.3 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。
4.3.4 合同变更后，合同编号不予改变。
4.4 合同的保管
4.4.1 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。
4.4.2 项目部、财务部应当根据所立合同台帐，定期或不定期汇总、统计各自工作范围内的合同订立或履行情况，向总经理汇报。
4.4.3 各有关人员应不定期将合同有关资料(包括与有关的文书、图表、传真件等)按合同编号整理归档，不得随意处置、销毁、遗失，各项目部待工程结束后交公司存档。
4.4.4 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同履行情况、整理归档等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。
4.4.5 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。
4.4.6因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。
4.5 记录
订单评审表
电话、口头订单确认表
