职责、权限与沟通在质量管理体系运行时事关重大
对于任何组织，职责和权限明确合理的规定和经常有效的沟通是至关重要的，它关系到各部门或各岗位做什么、与谁联系以及指令是否畅通的问题。因此，从建立
质量管理体系之初，最高管理者就应该对职责分配进行细致的策划。首先，从宏观上要把握设置哪些部门或岗位，原则规定它们的职责和权限并作出文件化的描述。然后，在各类
质量管理体系文件中予以细化，具体说明它们所开展活动的职责和权限的内容、范围、深度及沟通对象和方式。否则，将会造成有的同一项质量活动由多部门或人员管理，但谁都说了不算；有的同一项质量活动在各种文件描述中责任者不一，甚至无人管理。这些情况都会造成
质量管理体系运行的混乱，沟通不畅，致使体系的有效运行受到严重阻碍。
一般来说，
质量管理体系文件中可能有多处对职责和权限的描述：如
质量手册中的组织质量智能分配表，对应于《标准》5.5.1条款关于各有关部门或人员（包括管理者代表）的只能表述，其他各过程表述中的职能规定以及在其他文件(如程序文件或作业文件)中也可能涉及个部门或各岗位的只能描述。这些表述或 描述（包括各部门或各岗位的名称），应该同意协调、分工明确、接口合理、环环相扣。在所有文件的制定、审核、批准时，应重点考虑质量或许职能的分配是否合理，不能重复或遗漏，不能出现任何矛盾的规定。
