ISO9001认证
认证
热线
0571-85800212
186 5718 6548
加入收藏 网站地图
联系我们 投诉受理
ISO9001认证 ISO9001认证介绍 | ISO9001认证流程 | ISO9001认证相关标准 | ISO9001认证政策规定 | ISO9001质量管理体系贯标知识 | ISO9001质量管理体系策划 | ISO9001体系内审 | ISO9001管理评审 | ISO9001体系运行知识 | ISO9001体系认证申请 | ISO9001质量管理体系初次审核 | ISO9001体系认证年度审核

ISO9001体系贯标工作与学校档案管理时间

来源:杭州北航 作者:杭州北航 发布时间:2010-05-20 查看次数:2936
ISO9001体系贯标工作与学校档案管理时间
    学校档案与贯标工作的关系所谓“贯标工作”,即全面贯彻ISO9000族国家重点技工学校质量管理标准工作的简称。
    ISO9000族标准的一个显著特征,就是要建立文件化的ISO9001质量管理体系,强调各项工作都应形成文件,而且要严格按文件规定去做。“说你所做,写你所说,做你所写”是文件化管理最精辟的概括。ISO9001质量管理体系中使用的文件类型包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录等。编制这一系列文件的最终目的,是使ISO9001质量管理体系的过程得到有效的运作和实施。因此,建立ISO9001质量管理体系文件是贯标工作不可缺少的组成部分,是ISO9001质量管理体系运行的依据,也是外部认证机构对学校进行审核和认证的主要依据之一,它与学校档案工作密不可分。
    ISO9001质量管理体系文件是学校档案管理的组成部分。ISO9001质量管理体系文件的建立和完善,必须依靠学校原有和现有的大量管理文件与信息,而这些信息和数据则主要来源于学校所拥有的档案。学校档案真实地记录着学校改革、发展和服务的轨迹,反映了学校教育、教学、后勤服务管理等各项活动的全貌。而ISO9001质量管理体系文件中所涉及的与质量有关的管理制度、岗位规范、服务规范、作业流程和操作技能等内容以及管理过程中各种质量记录、数据、表格正是以学校历年来的档案文件为母体,是学校管理活动的重要组成部分。因此,ISO9001质量管理体系文件的编制也是对学校过去形成的标准、规范、制度、规定、细则等进行审核、修改、整理、提炼扩充的再加工过程。它一经形成,自然就应当成为学校档案收集的重要内容之一。
    在ISO9000族标准中,文件和资料控制”及“质量记录”这两个要素与档案管理工作的关系最为密切。文件和资料控制”是对文件和资料的起草、审核、签发、发放、更改进行控制,确保文件和资料的规范和受控有效。
    其目的在于保证学校所有与质量活动有关的场所和人员使用的文件都是正确有效的。实现文件资料的有效控制,对档案部门来说,能及时、准确地掌握文件的来龙去脉,便于档案的收集、整理、立卷及利用。
IS09000族标准中还明确要求学校的各项工作过程脉络要清晰、各阶段产生的文件资料和质量记录都要保留,以证明服务质量符合规定要求以及质量体系是否有效运行,并利用质量记录提供的信息不断提高企业经营管理水平,改进服务质量和工作质量,提升客户满意度,从而保证学校在日趋激烈的市场竞争中立于不败之地。而学校档案部门则是文件资料和质量记录收集、编目、归档、保管的归口管理部门。从档案意义上讲,认证工作的文件管理同档案管理又具有一致性,所以档案管理又是质量认证的一个组成部分。
    档案管理和贯标工作的区别 从运行机制上看,ISO9000族标准强调“持续改进”原则。它要求持续改进整体业绩是学校的一个永恒目标。
    这一先进理论既适用于企业管理各个方面,也适用于学校。市场是变化的,顾客会不断地提出新的要求,如果学校不能随之持续改进,就会失去顾客,失去市场。而我们档案部门规章制度运行的是多年一贯制,不注意总结执行中存在的问题,也不能随着时间、环境的变化,适时修改、补充,使制度脱离实际,不能发挥应有作用。我们必须根据情况变化,对制度进行修改、补充,对过时的无存在价值的制度条款则应废除。
    从管理功能上看,学校档案的作用主要是事后查考和凭证作用,其形成是一个逐渐积累的过程,档案管理和服务大多是静态和被动的。ISO9001质量管理体系文件功能的体现则是动态和主动的,它重在对教育、教学、服务、管理、维护等环节处于受控之中,是在学校质量体系运行的过程中发挥作用,对运行中暴露出的问题和发生不合格,及时采取改进措施加以纠正,确保质量体系运行正常有效。
    从管理部门和保管期限上看,学校档案由企业档案部门统一管理,保管期限分为永久、长期、短期三种。ISO9001质量管理体系文件由相关的职能部门管理,文件的保存价值未作具体规定,企业可根据实际情况确定期限。一般来讲,保管期限不超过10年,一般为3~5年,证书的有效期为3年。
    在贯标工作中加强档案管理工作在学校全面开展ISO9001质量管理体系认证工作中,学校档案中与质量活动有关的文件资料是质量审核与认证工作的一个重要依据。档案部门提供的每份文件、每组数据或每张报表的准确率和时效性都会给服务质量带来直接或间接的影响。因此,档案管理工作如果仍以传统的手工操作模式对档案进行处理、保管、利用,肯定是不能适应质量认证的客观需求的。
因而在认证过程中档案工作不仅要突破文书和科技档案管理的模式,还要将质量贯穿于档案工作的每一个环节,不断完善和丰富档案管理制度,提高档案管理水平,完善档案ISO9001质量管理体系,使档案的潜在作用在ISO9001认证工作中充分体现出来,从而弥补档案发挥作用滞后的缺陷。
    在ISO9001认证工作中,档案管理部门应变被动管理为主动管理,深入地调查研究学校各部门的各个工作环节,掌握什么样的环节会形成什么样的文件,什么部门、什么时间需要提供哪些方面的信息,及时了解学校教育、教学、后勤服务管理活动的进展情况,督促并协助相关部门在按质量标准形成文件的同时对各阶段的文件资料及时地收集、归档,从而保证文件信息的完整、系统和规范。
    质量认证工作对学校档案的保管及利用也提出了新的要求,所有的质量记录应清晰,保存方式应便于识别和检索。因此档案管理人员应不断提高自身的业务素质和更新文化知识,全面了解学校的教育教学后勤服务管理等工作,从而对学校形成的文件资料和各种质量记录做出科学、合理的分类,这不仅有利于档案的集中统一管理,而且可提高文件检索速度,方便相关人员的查阅,提高档案的利用率,保证ISO9001质量管理体系正常有效地运行。
    档案管理部门要借助于贯标工作的推动力,发展现代化管理手段,从而提高档案管理的内在质量和工作效率,加快文件资料和质量记录的传递,实现档案信息资源共享。
【专题】学校ISO9001质量管理体系认证
相关文章
地方政府如何实施ISO9001质量管理体系
最新更新  
·高校研究生教育中引入ISO9001质量管理体系的
·高校研究生教育中引入ISO9001质量管理体系的
·完善高校研究生教育质量管理体系的意义(三
·完善高校研究生教育质量管理体系的意义(二
·完善高校研究生教育质量管理体系的意义(一
·高校研究生教育质量管理体系的服务实现过程
·高校研究生教育质量管理体系的教育资源管理
·高校研究生教育质量管理体系框架
·高校体育教学实施iso9001质量管理的现实意义
·建立高校科研质量文化需重新定义顾客期望,
·建立高校科研质量文化需强调全员参与,强化
·质量文化的涵义
·高校科研质量管理体系的特点
·过程管理的有效策略之发挥骨干学生在学生工
·过程管理的有效策略之注重过程管理与以人为
站内搜索:
阅读排行  
·学校ISO 9001质量管理体系体系文件包括那些
·学校的产品是什么?
·学校质量管理体系的覆盖范围
·学校通过ISO9001认证有哪些好处?
·ISO9001体系贯标工作与学校档案管理时间
·ISO9000族标准八项原则在学校管理的应用
·学校质量管理体系的主过程和辅助过程有哪些
·学校的顾客是谁?
·高等教育ISO9001质量管理的新思路
·学校建立和实施质量管理体系所需的八项工作
·学校应用ISO9001体系的意义有哪些?
·ISO9001认证对中职学校办学影响
·高等体育院校教学质量管理引入ISO90001:20
·图书馆实施ISO9000的基本思路
·依据ISO9000:2008编制高等体育院校教学质量
网站地图 | 关于我们 | 联系我们 | 友情链接 | 浙ICP备12024011号-1
Copyright © 2003-2018 HZBH.COM All Rights Reserved Powered by Ok3w
北京航协认证中心有限责任公司杭州分公司 版权所有
地址:浙江省杭州市文晖路108号浙江出版物资大厦A座1702室 认证热线:0571-85800972